7.1 Recursos
7.1.1 Generalitats
L'organització ha de determinar i proporcionar els recursos
necessaris per a l'establiment, implementació, manteniment i millora contínua
del sistema de gestió de qualitat.
L'organització ha de tenir en compte:
a) les capacitats i les limitacions dels recursos interns
existents;
b) allò que cal obtenir dels proveïdors externs.
Contextualització en els centres educatius:
Quan es planifica la realització del servei educatiu i la
gestió dels processos, s’ha de preveure quines són les necessitats de recursos
tangibles i intangibles necessaris per tal que es pugui realitzar el servei
d’acord amb el nivell de qualitat determinat i l’acompliment dels requisits
dels client, normatius i reglamentaris.
L’inventari dels recursos disponibles, l’assegurament de la
disponibilitat de l’edifici i les infraestructures, el material fungible per
realitzar les activitats didàctiques, i el control del pressupost per tal de
garantir que tot l’anterior es mantindrà operatiu durant el curs.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ Determinar
els recursos necessaris, materials, econòmics i de coneixement, per realitzar
el servei educatiu determinat a les programacions didàctiques i les activitats
complementàries.
§ Planificar
i distribuir els recursos humans necessaris d’acord amb la planificació
realitzada.
§ Presentar
un pressupost que contempli la provisió de recursos necessaris per a realitzar
el servei d’acord amb el planificat, potenciar la millora contínua i la
innovació, mantenir i millorar l’edifici i els equipaments.
§ Controlar
els recursos materials del centre mitjançant l’inventari.
§ Disposar
dels plans de manteniment general i específics –informàtics, elèctrics,
ascensors, extintors, boques d’incendis, enllumenat de seguretat, manteniment màquines i equips,
etc.- per tal que el centre estigui en ordre de funcionament i doni resposta
als requisits legals i reglamentaris.
§ Mantenir
els registres dels contractes de manteniment.
§ Mantenir
els registres de les operacions de manteniment i neteja.
§ Mantenir
els registres de les operacions econòmiques –gestió del pressupost,
comptabilitat, proveïdors i compres, i d’altres-.
7.1.2 Persones
L'organització ha de determinar i proporcionar les persones
necessàries per a l'aplicació efectiva del seu sistema de gestió de qualitat i
per a l'operació i control dels seus processos.
Contextualització en els centres educatius:
La direcció del centre determina les necessitats de personal
per tal de proporcionar un servei educatiu de qualitat, assegurar la gestió
dels processos i complir amb els requisits. D’acord amb l’autonomia de gestió
de la que gaudeix, la direcció distribueix els recursos dels que disposa per
assolir l’eficàcia dels processos.
L’assignació de les plantilles en funció del nombre
d’alumnes i cursos, l’establiment dels criteris d’elaboració d’horaris per
donar resposta als requisits educatius i de gestió del Projecte de centre, una
vegada que són ratificats en l’aprovació anual per part del Claustre, quedaria
assegurat doncs que s’han determinat i proporcionat l’assignació de persones
necessària per assolir un servei educatiu de qualitat.
L’ajust de l’assignació de plantilles que es produeix sovint
no hauria d’impedir, en cap cas, l’incompliment dels mínims que preveu la
normativa d’aplicació, i per suposat posar en risc la insatisfacció respecte
del servei d’alguna de les parts interessades.
Amb els recursos assignats i els que els centres puguin
incorporar com a conseqüència de l’autonomia de la que gaudeixen, han de
vetllar per garantir el conjunt d’accions i programes definits al Projecte
Educatiu i els processos del sistema de gestió. En aquest cas els centres del
PQiMC compartiran bones pràctiques de direcció de persones per tal de
transferir les solucions més eficients que permetin mantenir un elevat nombre
d’accions complementàries i d’innovació que aportin més valor als projectes de
centres.
7.1.3 Infraestructura
L'organització ha de determinar, proporcionar i mantenir la
infraestructura necessària per al funcionament dels seus processos i assolir la
conformitat dels seus productes i serveis.
NOTA: la infraestructura pot incloure:
a) Els edificis i serveis associats;
b) L'equip, incloent maquinari i programari;
c) Recursos de transport;
d) La tecnologia de la informació i la comunicació.
Contextualització en els centres educatius:
El centre disposa
de processos i procediments que s’encarreguen de gestionar l’edifici, les
infraestructures, els equipaments, les TIC-TAC i els serveis externalitzats.
Els processos han
de preveure, de manera periòdica, una visió estratègica al llarg termini. En el
cas de l’edifici i les infraestructures és necessari preveure i planificar el
servei educatiu amb una projecció de cursos per endavant, de tal manera que
s’asseguri una atenció educativa a la societat de l’entorn, tenint en compte
els canvis demogràfics i la mobilitat de les persones.
El determinat al
Projecte Educatiu i els recursos especificats en les concrecions didàctiques
necessiten d’una gestió que els proporcioni el suport necessari.
Aquest suport es
concreta, per exemple en:
§
Disposar
de plans de manteniment de l’edifici que asseguin la funcionalitat amb
garanties de qualitat.
§
Disposar dels contractes de manteniment legals i
reglamentaris, més aquells que el centre consideri claus per al correcte
funcionament: energia, subministraments, aparells elevadors, seguretat, etc.
§
Quan la seva importància ho requereix el centre
organitza plans de manteniment específics, tals com: informàtic, EPIs,
emergències, clima, etc.
§
Unes xarxes i equips digitals que assegurin que
les activitats d’ensenyament i aprenentatge programades es podran realitzar
sense suposar una càrrega de coneixement tècnic del professorat per sobre del
que requereix la seva tasca com a formador.
L’objectiu final d’aquest punt de la norma és el d’assegurar
que es pot produir el servei eductiu sense que l’edifici, equipament i
infraestructures suposin un fre a la tasca del professorat; tot el contrari, el
centre hauria de vetllar per avançar en equips, arquitectura i coneixement per
tal d’afavorir la innovació educativa i l’ambient de treball.
Si l’equipament de les aules, tallers, laboratoris i altres
espais, o les xarxes d’Internet, entre d‘altres, no estan operatives de manera
habitual, suposen una barrera difícil de superar si es vol avançar en fórmules
avançades i innovadores d’ensenyament i aprenentatge. El temps de classe ha de
ser de qualitat i no s’hauria de dedicar a altres tasques que aporten poc o nul
valor a l’ensenyament, més aviat el resten quan es perd temps o s’ha de canviar
a última hora la planificació didàctica prevista.
Una alternativa complementària que pot afavorir la reducció
de despesa i temps en el manteniment i compra d’aules d’informàtica i equips és
que l’alumnat vingui amb el seu propi equip. La utilització del mòbil a l’aula
sembla que avança d’acord amb les regulacions i iniciatives que s’endeguen des
del propi Departament d’Ensenyament.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ El
centre ha de proporcionar i mantenir la infraestructura adequada per a
desplegar un servei educatiu i complementari de qualitat.
§ S’ha
d’elaborar, periòdicament, un inventari de les infraestructures, equipaments i
materials que disposa el centre.
§ Elaborar
i aplicar un pla de manteniment d’aquelles infraestructures i equipaments que
ho requereixin – edifici, equipaments de seguretat i emergència, calefacció,
ascensors, electricitat, EPIs, informàtica, gas, etc.-
§ Els
departaments didàctics i famílies professionals, elaboraran l’inventari d’allò
que els correspongui, i actuen per tal d’assegurar l’ús i millora contínua.
§ Els
departaments didàctics i famílies professionals, elaboraran i desplegaran els
plans de manteniment específics dels seus equipaments i instal·lacions, si
escau.
§ Les
programacions didàctiques reflectiran els recursos necessaris per desplegar el
procés d’E/A.
§ El
centre educatiu, per als serveis comuns,
i els departaments didàctics per al servei educatiu de la seva
responsabilitat, elaboraran propostes de millora i innovació, les quals
inclouran, quan s’escaigui, la millora o el canvi dels recursos. Aquestes
necessitats formaran part del pressupost del centre, d’acord amb les prioritats
determinades al Pla Estratègic. Les propostes seran plurianuals –Pla Estratègic
de 4 anys- i es revisaran periòdicament.
§ Cal
mantenir els registres de les accions de manteniment realitzades.
§ Cal
mantenir registres dels contractes de manteniment i les operacions realitzades.
§ Cal
mantenir els registres de l’emmagatzemat de productes perillosos, la recollida
i eliminació de residus i altres que siguin necessaris o reglamentaris.
7.1.4 Ambient de treball per les operacions dels processos
L'organització ha de determinar, proporcionar i mantenir les
condicions necessàries per a l’operació dels seus processos i assolir la
conformitat dels productes i serveis.
NOTA: Un ambient adequat pot ser una combinació de factors
humans i físics, com ara:
a) Socials (per exemple un ambient no discriminatori,
ambient tranquil, agradable i no conflictiu);
b) Psicològics (per exemple, reduint l'estrès, prevenint la
síndrome de l’esgotament o burnout, i
emocionalment saludable);
c) Físics (per exemple, temperatura, calor, humitat,
il·luminació, circulació d’aire, la higiene, el soroll).
Aquests factors poden diferir substancialment depenent dels
productes i serveis proporcionats.
Contextualització en els centres educatius:
El centre ha de controlar i proporcionar un ambient de
treball òptim per desplegar els seus processos. Establir plans de
responsabilitat social, polítiques de reconeixement i recompensa de les
persones que hi treballen, ambients motivadors en els quals el personal sigui coresponsable
de les decisions, organitzacions emocionalment intel·ligents, amb plans
d’acollida i acompanyament; retroalimentacions oportunes i periòdiques del que
s’ha fet, permetre un temps per crear i innovar quan és possible, possibilitar
activitats socials, culturals i de pertinença, i d’altres que formin part de la
cultura pròpia del centre, o que es puguin implementar de nou, són accions que
afavoreixen la millora de l’ambient de treball, la sostenibilitat i al final la
satisfacció de les persones i els propis resultats.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ El
centre ha de proporcionar un bon ambient de treball per garantir la qualitat
del servei.
§ Cal
considerar factors físics com per
exemple, la idoneïtat dels espais, la temperatura, el soroll, la il·luminació o
la neteja, per exemple.
§ També
cal considerar aspectes ergonòmics tals com la posició davant de pantalles i
teclats, tant del professorat com l’alumnat i el PAS –important és determinar
la qualitat dels equipaments i el temps d’exposició-.
§ Cal
determinar, mantenir, renovar, formar i informar sobre els EPIs necessaris en
els diferents llocs de treball, inclosos els necessaris per a les pràctiques de
l’alumnat.
§ Cal
mantenir els productes de la farmaciola, i es recomana establir procediments
d’actuació en cas d’emergències mèdiques.
§ Cal
determinar els residus que genera el centre, el seu emmagatzematge, la
manipulació, la recollida i el manteniment dels registres.
§ Cal
establir polítiques de gestió de les persones que tinguin en compte l’establert
a les normes d’organització i funcionament del centre, els criteris d’elaboració d’horaris aprovats
pel Claustre, accions de reconeixement i recompensa, etc.
§ Cal
enfocar el centre envers polítiques de sostenibilitat i responsabilitat social;
especialment les relacionades amb el territori d’influència del centre.
§ Els
efectes de les polítiques endegades ha de tenir un efecte multiplicador en
l’augment del compromís, la realització de projectes, l’emergència de la
innovació, la millora del clima laboral, l’ordre i neteja; i en definitiva en
la millora sostinguda dels resultats del centre.
7.1.5 Recursos de seguiment i
mesurament
7.1.5.1 Generalitats
L'organització ha de determinar i proporcionar els recursos
necessaris per garantir resultats vàlids i fiables quan es realitzi el seguiment
o mesurament per verificar la conformitat dels productes i serveis d’acord amb
els requisits determinats.
L'organització ha d'assegurar que els recursos proporcionats:
a) són adequats per al tipus específic de les activitats de
seguiment i mesurament que estan duent a terme;
b) es mantenen per assegurar una idoneïtat permanent al seu
propòsit.
L'organització conservarà informació documentada apropiada
com a evidència que els recursos de seguiment i mesurament són idonis per al
seu propòsit.
Contextualització en els centres educatius:
Als centres educatius tenim pocs equips per tal de fer la
validació del servei educatiu. No obstant si que disposem de procediments d’harmonització
de criteris d’avaluació per tal d’estandarditzar el millor procediment educatiu
possible en diferents grups d’un mateix nivell. També utilitzem programari per
tal de fer el seguiment, avaluació i qualificació de l’alumnat. En aquests
casos, i d’altres que puguin sorgir, el centre ha de vetllar per assegurar la
idoneïtat per a què van ser incorporats a la gestió dels processos. En aquest
cas es mantindran els registres necessaris que evidenciïn que aquests sistemes
estan complint amb la seva funció.
En el cas dels procediments d’harmonització mantenint els
registres definits i comprovant que les diferències entre grups (currículum
desplegat, activitats realitzades, competències assolides, etc.) són poc
significatives. En el cas dels instruments de control verificant a intervals
planificats el seu correcte funcionament i mantenint registres del seu control.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ Harmonitzar
els criteris d’avaluació i mantenir els registres.
§ Assegurar
que les proves d’avaluació mesuren eficaçment allò previst d’assolir
–objectius, resultats d’aprenentatge, competències, etc.- en la planificació
del curs.
§ Verificar
que les mesures de qualificació de plataformes d’ensenyament-aprenentatge
digitals són correctes.
§ Quan
el resultat de l’ensenyament/aprenentatge estigui condicionat per la
realització d’activitats que utilitzen equipaments susceptibles de perdre la
calibració (balances, equips de mesura directa o indirecta com peus de rei,
micròmetres, etc.), si és el cas, cal evidenciar el control i mantenir els
registres del seu resultat.
§ D’igual
manera s’ha de procedir quan utilitzem programari informàtic que pot influir en
el resultat dels processos i en la qualificació de l’alumnat.
§ Assegurar
que els resultats de les enquestes són eficaces per obtenir la informació d’allò que
realment es pretén mesurar o conèixer.
§ Respecte
de les enquestes, quan no es mesuri el total de la població de la qual es vol
obtenir una informació, cal assegurar-se que la mostra és suficient per obtenir
una resposta amb un elevat nivell de confiança.
7.1.5.2 Traçabilitat de les
mesures
Quan
la traçabilitat de les mesures és un requisit, o és considerat per
l'organització com una part essencial per tal de proporcionar confiança en la
validesa dels resultats de la mesura, els equips de mesura hauran de:
a)
calibrar-se o verificar-se, o tots dos, en els intervals especificats o abans
del seu ús, en relació a normes o patrons de mesurament nacionals o
internacionals; quan no hi hagi tals patrons, la base utilitzada per al calibratge
o verificació es mantindrà com a informació documentada;
b)
identificar-se amb la finalitat de determinar el seu estat;
c)
protegir-se contra ajustos, danys o deteriorament que puguin invalidar l'estat
de calibratge i els posteriors resultats dels mesuraments.
L'organització
determinarà si la validesa dels resultats de mesuraments anteriors s'han vist
afectats negativament, quan els equips de mesura es considerin no aptes per al
seu propòsit, i adoptarà les accions apropiades quan sigui necessari.
Contextualització en els centres educatius:
En el cas dels centres educatius cal assegurar que els
sistemes d’avaluació i qualificació es compleixen i mantenen la traçabilitat
des dels criteris establerts a les programacions didàctiques fins a les notes
que apareixen en els expedients de l’alumnat.
És important comprovar que els resultats de les avaluacions
de l’alumnat es realitzen d’acord amb els criteris especificats a les
programacions didàctiques, les quals han de ser coherents amb els criteris
generals establerts en els Projectes Educatius. Les qualificacions s’han de
calcular d’acord amb les fórmules i criteris que es lliuren a l’alumnat a
principi de curs. Finalment s’ha de verificar que el recorregut alumnat
–professorat - junta d’avaluació – secretaria – tutor - alumnat i famílies (en
el cas de menors d’edat) manté la traçabilitat.
7.1.6 Coneixement organitzacional
L'organització ha de determinar els coneixements necessaris
per a l'operació dels seus processos i assolir la conformitat dels productes i
serveis.
Aquests coneixements es mantindran i es posaran a disposició
de les persones de l’organització de manera adequada i pertinent.
En abordar les necessitats canviants de l’organització i les
tendències del sector, l'organització ha de considerar el seu coneixement
actual i determinar la forma d'adquirir o accedir a qualsevol nou coneixement addicional
i les actualitzacions necessàries.
NOTA: 1 Coneixement organitzacional és el coneixement
específic de l'organització que s’assoleix, normalment, amb l’experiència. És
la informació que s'utilitza i es comparteix per assolir els objectius de
l'organització.
NOTA: 2: El coneixement organitzacional es pot basar
en:
a) fonts internes (per exemple, la propietat intel·lectual,
els coneixements adquirits per l'experiència, les lliçons apreses dels
fracassos i projectes reeixits, capturar i compartir coneixements explícits i
les competències com a resultat de les experiències i el coneixement tàcit, els
resultats de les millores en els processos, productes i serveis);
b) fonts externes (per exemple, normes, institucions
acadèmiques, conferències, recopilació dels coneixements provinents dels
clients o proveïdors externs).
Contextualització en els centres educatius:
El centre ha de definir el coneixement de l’organització que
resulta necessari per poder desplegar els seus processos. El professorat, i, especialment
els de nova incorporació, han d’estar en disposició d’aprofitar els recursos
del centre des del primer dia de classe per fer el millor procés d’ensenyament
i aprenentatge possible.
El coneixement del centre s’ha de recollir, dipositar,
mantenir, accedir, millorar i transferir entre les persones que el necessitin.
Això requereix un esforç en determinar procediments eficaços de gestió del
coneixement.
Aquest apartat és nou en la ISO 9001, tot i això els centres
educatius realitzem procediments d’acollida del professorat que afavoreixin
l’acompliment que requereix la norma.
Els plans de formació dels centres han d’incorporar el
coneixement requerit i establir les fórmules per tal que el personal
l’assoleixi. Els plans d’acollida acompanyats d’entrevistes personals amb la
direcció, així com els plans d’acompanyament i mentoring, si escau, són
instruments que facilitaran l’assoliment del coneixement inicial necessari.
Es una bona pràctica quan els centres realitzen enquestes
inicials als nous professors per tal de conèixer coneixements, aptituds i
actituds. Això pot ajudar a alinear interessos de les persones i el propi
centre, la qual cosa pot produir beneficis a totes les parts implicades.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ Definir el catàleg de perfils dels llocs de treball
del centre, els quals s’han d’ajustar
a les necessitats planificades.
§ Els
perfils es definiran en funció del lloc de treball, determinant, com a mínim,
coneixements i/o requisits d’accés per al professorat, i també les competències
per als càrrecs de coordinació i direcció.
§ Elaborar el procediment d’acollida per tal de que tot
el professorat conegui: el centre i els
seus recursos, el sistema de gestió, l’accés a la informació i el coneixement
bàsic del centre, així com el detall dels manuals de servei i les diferents
programacions.
§ Fer
la distribució de guies, manuals, informació pressupostos, espais, recursos,
etc. A qui correspongui i quan s’escaigui..
§ Recollir
les dades del professorat acollit, les seves competències i coneixements. Pot
ser interessant conèixer els interessos personals i professionals per
d’adaptar-los a les necessitats del centre.
§ És
convenient recollir l’opinió, i la satisfacció, del professorat en relació a l’acollida.
7.2 Competència
L'organització ha de:
a) determinar la competència necessària de les persones que realitzen,
sota el seu control, una feina que afecta a la realització, rendiment i eficàcia
del sistema de gestió de la qualitat;
b) assegurar-se que aquestes persones són competents
en la base a l'educació, la formació o l'experiència apropiada;
c) si s'escau, prendre accions per adquirir la competència
necessària, i avaluar l'eficàcia de les accions preses;
d) retenir la informació documentada apropiada com a
evidència de la competència.
NOTA: Les accions aplicables poden incloure, per
exemple, la formació, la tutoria, o la reassignació de persones ocupades actualment;
o bé la contractació o subcontractació de persones competents.
Contextualització en els centres educatius:
El coneixement necessari per incorporar-se a un determinat
lloc de treball forma part de les competències del Departament d’Ensenyament,
tot i que s’està avançant en quant a la configuració, per part dels centres, en
la definició de determinats llocs de treball singulars. No obstant l’anterior,
sembla evident que no sempre les competències necessàries per realitzar les
activitats pròpies dels processos estan ben assolides i/o actualitzades.
L’anterior argument ens porta a concretar la definició de les competències
necessàries per als diferents llocs de treball. Això ha d’ajudar a encaixar les
persones amb els perfils propis dels llocs de treball, i quan no és així,
dissenyar accions formatives per tal que les persones adquireixin les
competències necessàries.
Per tant, cal:
§
Definir els perfils dels llocs, amb especial
atenció als llocs singulars
§
Determinar les competències transversals dels
llocs de treball[1]
§
Comprovar periòdicament les competències de les
persones
§
Dissenyar plans de formació inicials i
permanents
§
Comprovar que els canvis en els llocs de treball
i les competències de les persones es mantenen ajustades i es milloren
§
Mantenir registres de les accions per al seu
anàlisi i millora
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ L’assignació
de mòduls/matèries/unitats formatives, tutories, etc., que els departaments didàctics realitzen
entre el seu professorat, acreditarà la corresponent competència per
desenvolupar eficaçment els requisits previstos a les concrecions curriculars.
§ El
centre ha d’elaborar un pla de formació per al personal –professorat i PAS-.
Aquest pla es farà d’acord a les
necessitats de formació detectades pel centre.
§ El
pla determinarà què es fa, qui ho fa, quan és fa; el resultat de la formació
realitzada i les propostes de millora o observacions.
§ Cal
mantenir registres de la formació, i de de la seva l’eficàcia. Per exemple amb
els resultats d’enquestes i/o valoracions en acabar la formació.
§ El
coordinador/a de qualitat ha de verificar que tot el personal estigui format,
informat i conscienciat de com d’aplicar
la qualitat en les seves tasques al centre. Per exemple garantint la informació
i formació dels manuals de serveis, la documentació del sistema, les
auditories, els registres a mantenir, i la sensibilització envers la millora
contínua i l’enfocament al client.
§ Accions
de sensibilització i/o formació a realitzar pel coordinador/a de qualitat –o en
qui delegui- al professorat: procediment d’acollida, manuals de serveis, pla de
formació, formació en el SGQ, formació en auditories, sensibilització envers la
realització del servei i la millora contínua, assegurant que el servei del
centre està enfocat a satisfer les necessitats dels diferents grups d’interès.
§ Cal
assegurar que totes les accions del centre estiguin alineades amb la missió i
la visió del centre, la planificació estratègica i la millora dels resultats educatius.
§ Per
a la detecció de necessitats de formació, cal tenir en compte la informació de
les memòries anuals dels departaments i coordinacions; la revisió per la
direcció, els resultats de les enquestes de satisfacció i l’avaluació de la
formació realitzada.
§ S’ha
d’assegurar que l’alumnat i el professorat disposa del coneixement necessari
per poder manipular les màquines i equipaments dels tallers i laboratoris,
segons s‘estableixi a les fitxes de manteniment i normes de seguretat dels
diferents equipaments.
§ S’ha
d’assegurar que es coneix el pla
d’evacuació i confinament (actuació en cas d’accidents i emergències).
§ Assegurar
que es coneix el Projecte Educatiu del centre pels diferents grups d’interès, i
el que s’espera de cadascun d’ells.
§ El
centre pot avançar sobre aquest punt definint un conjunt de competències
transversals dels llocs de treball, tals com: planificació, comunicació,
digitals, presa de decisions, treball en equip, etc. I incentivar els processos
d’avaluació i/o autoavaluació per tal de posar en marxa accions de millora. Les
memòries anuals, la revisió per la direcció i els resultats d’auditoria poden
ser evidències de l’acompliment d’aquest punt de la norma.
7.3 Sensibilització
o presa de consciència
L'organització ha d'assegurar que les persones que fan la
feina sota el control de l'organització són conscients de:
a) la política de qualitat;
b) els objectius de qualitat pertinents;
c) la seva contribució a l'eficàcia del sistema de gestió de
qualitat, incloent els beneficis d’una millora en l’acompliment;
d) les conseqüències de l’incompliment dels requisits del
sistema de gestió de qualitat.
Contextualització en els centres educatius:
El centre ha de realitzar accions per tal de definir una
política de qualitat enfocada a assolir el que proposa el Projecte Educatiu.
Aquesta política ha de formar part del propi Projecte, de tal manera que la
resta d’accions que es despleguin la tinguin
com a referent. El procés de revisió, actualització i consens, quan és
possible, del contingut del Projecte Educatiu ha d’estar associat a la revisió,
actualització i consens de la Política de Qualitat.
Els centres educatius hem inclòs a la Revisió per la
direcció, un punt a l’ordre del dia per
tal d’assegurar que es revisen i actualitzen, els documents estratègics, si
escau, cada curs.
D’igual manera el Claustre de professorat ha de ser
conscient del que significa no acomplir amb el propòsit del Projecte Educatiu.
Els centres del PQiMC evidenciaran mitjançant les actes del Claustre i Consell
Escolar que el professorat coneix, treballa i és conscient de la importància
d’assolir l’èxit educatiu, la cohesió social i la satisfacció, la confiança
dels seus grups d’interès així com d’altres objectius que el centre es plantegi.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ El
coordinador/a de qualitat ha de verificar que tot el personal estigui format,
informat i conscienciat de com d’aplicar
la qualitat en les seves tasques al centre. Per exemple garantint la informació
i formació dels manuals de serveis, la documentació del sistema, les
auditories, els registres a mantenir, i la sensibilització envers la millora
contínua i l’enfocament al client.
§ Accions
de sensibilització i/o formació a realitzar pel coordinador/a de qualitat,
d’acord amb la direcció –o en qui delegui- al professorat: procediment
d’acollida, manuals de serveis, pla de formació, formació en el SGQ, formació
en auditories, sensibilització envers la realització del servei i la millora
contínua, assegurant que el servei del centre està enfocat a satisfer les
necessitats dels diferents grups d’interès.
§ Cal
assegurar que totes les accions del centre estiguin alineades amb la missió i
la visió del centre, la planificació estratègica / projecte de direcció i la
millora dels resultats acadèmics que preveu el Projecte Educatiu.
7.4 Comunicació
L'organització ha de determinar les comunicacions internes i
externes relacionades amb el sistema de gestió de qualitat, incloent:
a) què es comunicarà;
b) quan es comunicarà;
c) a qui es comunicarà;
d) la forma en la que es comunicarà;
e) i qui comunicarà
Contextualització en els centres educatius:
Sembla evident que la norma ens proposa dissenyar,
implementar i millorar un Pla de comunicació. El centre definirà una estratègia
per a cada grup d’interès. Es mantindran registres per tal d’analitzar els
resultats obtinguts i assegurar la traçabilitat quan sigui necessari:
comunicats amb famílies, lliurament de notes, seguiment i avaluació de l’FCT,
etc.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ La
direcció assegurarà i potenciarà la comunicació interna del centre en general,
i en concret, pel que té a veure amb els processos del sistema de gestió de
qualitat.
§ És
convenient elaborar un procediment documentat de la gestió de la comunicació
interna i externa del centre. En aquest procediment s’ha d’assegurar la
comunicació horitzontal, vertical, i amb els diferents grups d’interès del centre.
§ Les
reunions de govern, direcció i de coordinació han d’estar reflectides en la
Programació General Anual del centre aquestes són, entre d’altres que el centre
consideri:
§ Reunions
de Claustre i Consell Escolar.
§ Reunions
de l’equip directiu.
§ Reunions
del Consell de direcció.
§ Reunions
de departaments.
§ Reunions
de la Comissió Pedagògica.
§ Reunions
d’equips docents.
§ Reunions
de coordinació de tutors/es.
§ Reunions
de caps de departaments per assumptes econòmics, de gestió, i d’altres;
diferents dels pedagògics.
§ Reunions
de les diferents comissions del centre.
§ Reunions
de nivell.
§ Reunions
d’equips de millora.
§ Reunions
d’equip de direcció
§ Reunions
de tutoria.
§ Reunions
amb delegats de grup.
§ reunions
amb el PAS.
§ Reunions
amb famílies –menors d’edat-
§ Reunions
amb socis, empreses col·laboradores, Institucions, etc.
§ Altres
que consideri el centre.
§ El
centre organitzarà un sistema eficaç d’informació i comunicació fent ús, si és
possible, de les TICs. També a través de taulells, distribució de missatges en
bústies personals, notícies, reculls d’informació –revistes, setmanaris,
dossiers, etc.-.
§ La
direcció establirà reunions, quan correspongui, amb els responsables d’àrees i
coordinacions, per tal de revisar la qualitat del servei proporcionat.
§ Els
centres poden tenir diferents nomenclatures per designar els blocs de
professorat que, amb diferents funcions i responsabilitats, han de reunir-se
per a coordinar les accions educatives,
de coordinació i gestió.
§ Les
reunions han d’estar preparades, convocades, organitzades, definits els torns
d’intervenció, si s’escau, i lliurada la informació necessària. De les reunions
s’aixecarà acta, que es distribuirà incorporant, clarament, els acords presos i
les responsabilitats distribuïdes. L’acta s’haurà d’aprovar per a la seva
validació.
§ Davant
dels dubtes cal revisar la normativa d’Ensenyament, la Llei de règim jurídic i
de procediment de les administracions públiques de Catalunya, el que determina
la norma ISO 9001:2015 i la concreció que faci el centre en el document(o
procediment) de control documental.
7.5 Informació
documentada
7.5.1 Generalitats
El sistema de gestió de qualitat de l'organització ha
d'incloure:
a) la informació documentada requerida per aquesta norma internacional.
b) la informació documentada determinada per l'organització
com a necessària per assolir l'eficàcia del sistema de gestió de qualitat.
NOTA: L'abast de la informació documentada per un
sistema de gestió de la qualitat pot diferir d'una organització a una altra
causa de:
- La mida de l'organització i del tipus d'activitats,
processos, productes i serveis que desenvolupi;
- La complexitat dels processos i les seves interaccions; i
- La competència de les persones.
Contextualització en els centres educatius:
La documentació és un recurs i no hauria de ser un problema
sinó un ajut per tal d’impulsar el sistema de gestió de qualitat a complir amb
els requisits i la satisfacció dels grups d’interès. La norma ISO 9001:2015
redueix molt els requisits d’informació documentada a distribuir i retenir per l’organització.
No obstant cal tenir en compte que la nostra estructura, per les seves
característiques, és molt burocràtica. Hem d’aprofitar, en la mesura que sigui
possible, per agilitzar els processos documentals i administratius, tot i haver
de complir amb els requisits legal, reglamentaris i els de la pròpia norma ISO
d’aplicació.
Distribuir, o segmentar, la informació documentada entre qui
realment l’ha d’utilitzar és un bon punt de partida. Deixar temps per tal que
els sistemes documentals i de gestió de registres madurin també és convenient.
Reduir el paper, els registres i la documentació que no aporta valor (controls
documentals), ha de ser un dels objectius del sistema de gestió de qualitat.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ El
centre ha d’elaborar un procediment per tal de mantenir controlats els seus
documents i registres.
§ Existeixen
diferents sistemes de gestió documental amb eines informàtiques que faciliten
el control i l’eficàcia del sistema, evitant l’ús dels documents obsolets. En
aquest cas cal assegurar-se de poder recuperar el sistema informàtic en cas
d’incidència. També la formació necessària del personal del centre per al seu
ús eficaç.
§ Exemples
de documents a controlar són:
§
Processos, procediments i expedients i registres.
§
Documents del centre com Projecte Educatiu, Normes
de Funcionament i Control, Pla Estratègic / Projecte de direcció, concrecions
curriculars, normes de funcionament, Acords de coresponsabilitat, manual
d’autoprotecció / emergències, manuals de serveis, plans de manteniment, guies,
memòries, actes, etc.
§
Programacions dels cursos.
§
Impresos i formularis.
§
Altres.
§ Si
no es disposa d’un gestor documental, cal disposar d’una llista de control
documental per tal d’identificar les versions vigents.
7.5.2 Creació i actualització
Quan l'organització crea i actualitza la informació
documentada, ha d'assegurar-se l’apropiada:
a) identificació i descripció (per exemple, un títol, data,
autor, o el nombre de referència);
b) format (per exemple, l'idioma, la versió de programari,
gràfics) i mitjans de suport de la comunicació (per exemple: paper, digital,
etc.);
c) la revisió i aprovació de la idoneïtat i adequació de la
documentació.
Contextualització en els centres educatius:
La informació documentada (documents) ha de proporcionar suficient
informació per tal d’identificar el centre, qui l’ha elaborat i el contingut
que trobarem. El format ha de ser l’adequat per al seu ús i alineat amb les
polítiques de sostenibilitat del centre. També s’ha d’identificar qui i quan
s’elabora, revisa i aprova per al seu lliurament.
Tal com és una pràctica habitual, en alguns documents
estratègics del centres, convé mantenir la traçabilitat dels canvis que s’ha anant
produint. Això permet analitzar la progressió dels canvis, la seva justificació
i el retorn a versions anteriors quan els canvis no produeixen els efectes
desitjats.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ Cal
que els documents que s’estableixi es controli com: aprovar, actualitzar i
revisar els documents.
§ S’ha
d’identificar el document elaborat: format, nom del document, nom i/o logotip
del centre,-qui l’elabora, qui el revisa i qui l’aprova amb les dates
corresponents, versió del document, núm. pàgines i un resum dels canvis.
(Aconsellem posar “aquest document pot quedar obsolet una vegada imprès” , ja que l’última edició estarà sempre en el
sistema informàtic
§ S’han
de controlar els documents d’origen extern i establir-ne un registre de
recepció i distribució.
§ Diferenciar
els documents obsolets dels vigents, i impedir-ne un mal ús.
§ Garantir
la llegibilitat i identificació.
7.5.3 Control de la informació documentada
7.5.3.1 La informació documentada requerida pel sistema de gestió de qualitat i
per aquesta norma internacional s’ha de controlar per tal d’assegurar:
a) que està disponible i és adequada per al seu ús, en el
lloc i el moment que sigui necessari;
b) que està protegida de manera adequada (per exemple: de la
pèrdua de confidencialitat, ús indegut o pèrdua d'integritat).
Contextualització en els centres educatius:
Cal establir un sistema de gestió documental que asseguri
que es disposa de la documentació que requereix la norma ISO 9001. Els sistemes
documentals actuals ja són prou eficaços per proporcionar aquest compliment. El
manteniment i millora dels actuals procediments de control de documents i registres,
poden ser un bon punt de partida per acomplir amb la norma actual.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ Cal
controlar els documents d’origen extern i establir-ne un registre de recepció i
distribució.
§ S’ha
de diferenciar els documents obsolets dels vigents, impedir-ne un mal ús i la
pèrdua d’integritat.
§ El
sistema documental ha de garantir la llegibilitat i identificació.
7.5.3.2 Per al control de la informació documentada,
l'organització ha d’abordar les següents activitats, segons correspongui:
a) la distribució, accés, recuperació i ús;
b) emmagatzematge i conservació, incloent la preservació de
la llegibilitat;
c) el control dels canvis (per exemple, control de
versions);
d) l’arxiu i disposició.
La informació documentada d'origen extern, que
l'organització determina que és necessària per a la planificació i el
funcionament del sistema de gestió de la qualitat, s'ha d'identificar i
controlar segons correspongui.
La informació documentada serà conservada com a evidència de
la conformitat i estarà protegida contra alteracions no desitjades.
NOTA: L'accés a la informació documentada pot
implicar una decisió en relació al seu ús: la seva autorització, o el permís i
l'autoritat per consultar i/o modificar la informació documentada.
Contextualització en els centres educatius:
A més del sistema de gestió documental que asseguri el que
es proposa als apartats anteriors (emmagatzematge, conservació, accés,
recuperació, ús i distribució), cal que el centre abordi la planificació de la
seguretat documental (física i digital), establint les categories, accessos,
permisos i autoritat per accedir, visualitzar o modificar la documentació.
En relació als registres que la norma anomena retenció de la
informació documentada es actual...
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ Els
centres han d’establir un procediment de control dels registres per tal
d’evidenciar el funcionament sistemàtic dels processos i dels requisits
reglamentaris.
§ El
procediment establirà quins són els registres del sistema de gestió, quan temps
s’han de mantenir, que en cap cas serà abans de la següent l’auditoria.
§ Exemples
de registres:
§
Revisions per part de la direcció del Sistema
de gestió.
§
Registre de proveïdors avaluats.
§
Factures proveïdors.
§
Mesures dels
indicadors del Sistema de gestió
integrat.
§
Calendari d’activitats anual.
§
Programacions dels cursos.
§
Resultats d’auditories.
§
Reclamacions i/o suggeriments.
§
Enquestes de satisfacció d’alumnes.
§
Respostes a les reclamacions, suggeriments i no
conformitats.
§
Registres de les no conformitats i o incidències.
§
Registre del servei realitzat.
§
Identificació dels cursos.
§
Dades de l’alumnat.
§
Inventari.
§
Actes reunions.
§
D’altres.
§ També
cal determinar al procediment el responsable del registre, on es registra, i la
periodicitat del manteniment del document.
§ Els
registres han de ser identificables, llegibles i fàcilment recuperables
§ S’ha
de controlar els documents d’origen extern i establir-ne un registre de
recepció i distribució.
§ Diferenciar
els documents obsolets dels vigents, i impedir-ne un mal ús.
§ Garantir
la llegibilitat i identificació.
[1] Les competències especifiques del lloc de treball estan garantides en
la contractació per part del Departament d’Ensenyament i la formació contínua
del personal.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada