Ara doncs se’ns proposa no redactar un manual de qualitat, la qual cosa ha d’ajudar a què el sistema de gestió sigui només UN de sol. Per tant caldrà integrar el sistema de qualitat amb el sistema de gestió, en aquells casos en els que no hagi estat així fins ara.
El repte de les organitzacions certificades, entre d’altres, serà fer una transició amb diferents fórmules per mantenir, comunicar i assegurar el sistema de gestió. La qual cosa no vol dir que no fem un bon ús dels procediments com a eina per:
- Ajudar a estandarditzar processos.
- Comprendre millor la sistemàtica de treball.
- Reflectir de manera eficient les accions a realitzar.
- Facilitar la comunicació en l’organització.
Tot això amb una estructura i llenguatge que ja era coneguda, acceptada i utilitzada en les organitzacions.
Per l’anterior sembla que caldria fer un canvi en l’estratègia seguida fins ara. En comptes de ràpidament dissenyar els procediments, cal enfocar-se primer en la caracterització dels processos: què, per què, per a què, amb quins recursos, quines regulacions, quins objectius de qualitat, qui és el responsable? Etc. I, quan un procés requereix clarament d’un procediment per assegurar la seva eficàcia i eficiència, llavors sí implementar el procediment que augmenti el valor del procés.
Els criteris a l’hora de mantenir en el sistema un procediment podrien ser, entre d’altres:
- No s’ha actualitzat en 3 o més anys. La qual cosa vol dir que la sistemàtica de treball ja s’ha incorporat a la cultura de l’organització, o bé ja no fa falta. Una simple referència en la guia de l’organització podria ser suficient.
- El procediment és obsolet. En aquest cas s’ha millorat la sistemàtica sense actualitzar el procediment. Està clar que ja no fa falta tot i que cal revisar com l’organització gestiona els canvis ja que els documents aprovats que no s’utilitzen són una font potencial de NO conformitats.
En el cas d’haver de realitzar nous procediments o bé actualitzar els existents, les taules de doble entrada i els diagrames de flux continuen sent les fórmules més interessants per simplificar la documentació sense perdre informació.
Eines: diagrama de flux
