diumenge, 6 de setembre de 2015

ISO 9001:2015 aplicada a centres educatius. Punt 4

Iniciem la publicació d'una proposta per tal de contextualitzar ISO 9001:2015 en centres educatius.


4 CONTEXT DE L’ORGANITZACIÓ

4.1 Comprendre l'organització i el seu context

L'organització ha de determinar els problemes externs i interns que són rellevants per al seu propòsit i la seva direcció estratègica i que afecta la seva capacitat per aconseguir el resultat desitjat (s) del seu sistema de gestió de qualitat.

L'organització ha de controlar i revisar la informació sobre aquestes qüestions externes i internes.

NOTA 1 Els problemes poden incloure factors o condicions positives i negatives per a la seva consideració.

NOTA 2: Entendre el context extern pot ser facilitada per qüestions que consideren derivats d'entorns jurídics, tecnològics, competitius, de mercat, culturals, socials i econòmics, ja sigui internacional, nacional, regional o local.

NOTA 3 Comprendre el context intern es pot facilitar en considerar els temes relacionats amb els valors, la cultura, el coneixement i l'acompliment de l'organització.

Contextualització en els centres educatius:

Realitzar un diagnòstic periòdic del centre, tenint en compte el context extern general (polítiques, econòmic, social, ambiental, tecnològic i legal), el context extern específic (proveïdors, empreses, famílies, institucions, altres centres educatius, Departament d’Ensenyament, ...), i el context intern (persones, edifici, infraestructures, organització, departaments, coordinacions, polítiques, resultats, currículums, recursos tangibles i intangibles, etc.). A partir del diagnòstic s’elaboren i executen els plans de millora, estratègics i/o de direcció per tal de proporcionar resposta satisfactòria  a les necessitats i expectatives dels diferents grups d’interès, especialment l’alumnat.

És important que el centre s’asseguri que coneix bé les lleis i regulacions normatives que li són d’aplicació. Per tant cal que existeixi la responsabilitat de gestionar el radar normatiu i la seva posterior selecció i distribució interna.

4.2 Comprendre les necessitats i expectatives de les parts interessades

A causa del seu efecte o el possible efecte sobre la capacitat de l'organització per proporcionar de forma coherent productes i serveis que satisfacin al client i els legals i reglamentaris aplicables, l'organització ha de determinar:
a) les parts interessades que són rellevants per al sistema de gestió de la qualitat;
b) els requisits d'aquestes parts interessades que són rellevants per al sistema de gestió de qualitat. L'organització ha de controlar i revisar la informació sobre aquestes parts interessades i els requisits rellevants.

Contextualització en els centres educatius:

Per exemple al procés estratègic de: Interaccionar amb els grup d'interès interns i externs, es poden establir quin grups d’interès són rellevants per al SGQ, quines entrades aporten i quines necessitats i expectatives s’espera detectar, per exemple a través de: enquestes, entrevistes, informes, reunions, radars, veus, altres; quines respostes produirà el procés per a cadascuna de les parts interessades, i quins seran els criteris de qualitat i millora contínua que es perseguiran.

Una altra solució és la de definir al Projecte Educatiu quins són els principals grups d’interès i la sistemàtica que s’utilitzarà per contextualitzar i actualitzar els currículums i les diferents activitats que els hi ofereixi el centre.

Al Projecte Educatiu, NOFC i PGA, han de quedar determinats els requisits d’aquests grups d’interès, fent esment per exemple al compliment del currículum i sistema d’avaluació i qualificació, les franges horàries, el control de l’assistència i comunicació amb les famílies, el servei de menjador, transport, la realització d’activitats extraescolars i/o complementàries, etc.

4.3 Determinar l'abast del sistema de gestió de la qualitat

L'organització ha de determinar els límits i l’aplicabilitat del sistema de gestió de qualitat per establir el seu àmbit d'aplicació.

Quan l'organització determini aquest àmbit, ha de considerar:
a) els problemes externs i interns que es refereix l'4,1;
b) els requisits de les parts interessades pertinents esmentades en el punt 4.2;
c) els productes i serveis de l'organització.

L'organització ha d'aplicar tots els requisits d'aquesta norma internacional si són aplicables en l'àmbit determinat del seu sistema de gestió de qualitat.

L'abast del sistema de gestió de qualitat de l'organització ha d'estar disponible i ser mantingut com a informació documentada. L'àmbit d'aplicació ha d'indicar els tipus de productes i serveis coberts, i proporcionar justificació per a qualsevol requisit d'aquesta norma que l'organització determina que no és aplicable a l'abast del seu sistema de gestió de qualitat.

La conformitat amb aquesta norma només podrà ser reclamat si els requisits determinats, per no ser aplicable, no afecten a la capacitat o responsabilitat de l'organització per assegurar la conformitat dels seus productes i serveis i la millora de la satisfacció del client.

Contextualització en els centres educatius:

Cal definir que activitats i ensenyaments formaran part de l’abast de la certificació. Quan es parli del sistema de gestió a les NOFC, caldrà fer esment de l’abast de la certificació i les funcions i responsabilitats de l’organització, incloses les responsabilitats dels processos i les accions d’estratègia del centre.

En aquest punt cal indicar que el centre no realitza el disseny dels currículums, principal producte/servei que ofereix el centre a la societat en general i l’alumnat en particular, també qualsevol altre punt de la norma que no s’apliqui (de moment no hem vist cap més).

Un tema important és decidir si es descriu el sistema de gestió en un manual de la qualitat o bé en la documentació pròpia del centre. En principi el MQ ha deixat de ser un requisit de la norma, per tant en aquesta guia farem propostes per tal de donar resposta als requisits de la norma sense fer ús del manual de qualitat, la qual cosa no vol dir que els centres que ho desitgin el puguin continuar utilitzant per tal de descriure el seu sistema de gestió.

Una altra fórmula a prendre en consideració és elaborar la Carta de Serveis del centre. Aquesta fórmula requereix fer públic el llistat dels serveix que ofereix el centre tot indicant el compromís de qualitat per a cadascun d’ells.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO i que resulta vigent és:

§   En el Manual de Qualitat (MQ)  la política ha de ser coherent amb el Projecte Educatiu del centre, els objectius amb els establerts al Pla Estratègic i el mapa de processos el real del centre. Aquesta política hauria de formar part del Projecte Educatiu i coincident amb la del Pla Estratègic, o fer referència.
§   El Manual del Servei ha de reflectir fidelment com el centre desenvolupa els seus processos i procediments de E/A en cadascun dels ensenyaments que imparteix.
§   Establir, en el centre, un sistema de gestió de la qualitat amb la següent documentació:
§   Manual de Gestió de la Qualitat (MQ) per donar resposta a cadascun dels punts de la norma (pot integrar a altres sistemes de gestió, per exemple l’ambiental i el de seguretat). Ara no cal, però s’ha de trobar el/els documents on descriure i determinar el Sistema de Gestió de Qualitat. Nosaltres hem optat en aquesta guia per proposar documents de centre on incloure les especificacions i requisits del sistema gestió.
§   Manual del Servei (MS), un per cada ensenyament impartit.
§   Manual de processos (MP, aconsellable), incloure mapa i interrelacions.
§   Manual de procediments (MPR).
§   Manual d’indicadors (MI)

El centre ha d’elaborar la documentació que determina la norma ISO 9001, així com la que consideri necessària per a la planificació, gestió i control dels seus processos (per exemple, i dins del procés d’E/A, el quadern del professorat, el quadern del tutor/a, els documents per fer seguiment de programacions, el control d’assistència, les actes reunions d’equips docents, etc.).

Les persones responsables han de complimentar els registres de tots els processos del centre, per fer-ne el seguiment (per exemple, i dins del procés d’E/A, són  registres: les actes de notes, les actes reunions avaluació, el registre seguiment de la programació, les proves i exàmens amb l’alumnat , etc.).

El Centre ha de tenir elaborada i actualitzada tota la documentació legal i reglamentària, per exemple: El Projecte Educatiu PEC, les concrecions curriculars CC, el Pla Estratègic PE,  la programació general anual de centre PGAC, normes de funcionament NOFC, Programacions didàctiques, etc.


El centre educatiu ha de mantenir els radars necessaris per tal de proporcionar una resposta adequada als canvis legals i reglamentaris.

4.4 Sistema de gestió de la qualitat i els seus processos

4.4.1 L'organització ha d'establir, implementar, mantenir i millorar contínuament un sistema de gestió de qualitat, incloent-hi els processos necessaris i les seves interaccions, de conformitat amb els requisits d'aquesta norma internacional.

L'organització ha de determinar els processos necessaris per al sistema de gestió de qualitat i la seva aplicació en tota l'organització, i ha de:
a) determinar les entrades necessàries i els resultats esperats d'aquests processos;
b) determinar la seqüència i interacció d'aquests processos;
c) determinar i aplicar els criteris i mètodes (inclosa la vigilància, mesures i indicadors d'acompliment relacionats) és necessari per garantir el funcionament i el control d'aquests processos eficaços;
d) determinar els recursos necessaris per a aquests processos i garantir la seva disponibilitat;
e) assignar les responsabilitats i autoritats per a aquests processos;
f) abordar els riscos i oportunitats, definits d’acord amb els requisits de 6.1;
g) avaluar aquests processos i implementar els canvis necessaris per assegurar que aquests processos arribin els resultats previstos;
h) millorar els processos i el sistema de gestió de qualitat.

Contextualització en els centres educatius:

Fer una verdadera gestió per processos és el repte que ens proposa la nova norma. Enfocar l’organització en tenir unes sortides de procés de qualitat, millorar any a any els resultats dels nostres processos, analitzar el riscos quan no s’assoleixen els resultats esperats, i realitzar una gestió proactiva i estratègica de cadascun dels processos, és una fórmula per donar resposta als requisits de la ISO 9001.

Les evidències que hem de tenir abasten a: mapa i interrelacions de processos, caracterització completa dels processos segons la fitxa dissenyada al respecte: determinar entrades, sortides, indicadors, nivell de qualitat, recursos necessaris, responsabilitat, riscos i oportunitats (DAFO cada 4 anys), seguiment, mesura, propostes de millora i estratègia.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   Identificar tots els processos (clau, estratègics, de suport) que gestiona el centre.
§   Determinar la interacció i la seqüència entre els diferents processos identificats, evidenciant l’origen de l’entrada i el destí de la sortida.
§   Assegurar l’eficàcia dels processos establint-ne les característiques, és a dir, identificar: el/la responsable, determinar què fa cada procés , per a què i per a qui ho fa: Analitzar quins són els seus proveïdors i les seves aportacions, determinar quines son les sortides i a quins clients o processos afecten. Establir els indicadors de mesura  i els criteris d’acceptació de cada procés. Identificar les activitats que s’hi realitzen i documentar els procediments si s’escau.
§   Garantir l’aportació dels  recursos necessaris per a la seva gestió i millora , si s’ escau,, per exemple, a través del pressupost, l’inventari, les infraestructures del centre i el personal necessari Mesurar i analitzar el desenvolupament i evolució dels processos mitjançant indicadors i registres; aplicant  la sistemàtica de millora continua i, valorant la possibilitat de crear equips de millora  en cas de no assolir els resultats esperats.
§   Assegurar i controlar la qualitat i el bon funcionament dels processos externalitzats, si es dóna el cas.
§   Elaborar manuals o guies per al professorat, alumnat i per assegurar el servei.
§   Aportar a la revisió per la direcció l’informe de supervisió dels processos, analitzar, aprendre i fer propostes de millora i/o innovació.

Documents i accions que cal desplegar:

§   Mapa i interrelació de processos.
§   Fitxes caracteritzades dels processos.
§   Document resum amb els resultats de processos que inclogui, l’anàlisi , i les propostes de millora .
§   Procediments i/o guies per tal de proporcionar la informació necessària per al correcte funcionament dels processos, si s’escau.
§   Avaluar, periòdicament, les entrades i sortides dels processos.
§   Determinar, implementar i avaluar, en cicles programats, l’anàlisi de riscos i oportunitats dels processos (estartègia).

4.4.2     En la mesura necessària, l'organització ha de:

a) mantenir la informació documentada per donar suport a l'operació dels seus processos;
b) retenir la informació documentada de tenir confiança en que els processos es duen a terme segons el previst.

Contextualització en els centres educatius:

No hauríem de descartar mantenir el procediment de control documental i registres per tal de donar resposta aquest punt de la norma.
Una altra opció és determinar al Projecte Educatiu, apartat de les NOFC, o bé en cadascuns dels processos, quina és la documentació (documents i registres) del sistema de gestió del centre.
Cal fer esment explícitament de les guies internes i manuals de servei (o plans de qualitat).
Els centres que no disposin de gestor documental han de mantenir una llista de control de documents vigent.


Cap comentari:

Publica un comentari a l'entrada