4 CONTEXT DE L’ORGANITZACIÓ
4.1 Comprendre
l'organització i el seu context
L'organització ha de determinar els problemes externs i
interns que són rellevants per al seu propòsit i la seva direcció estratègica i
que afecta la seva capacitat per aconseguir el resultat desitjat (s) del seu
sistema de gestió de qualitat.
L'organització ha de controlar i revisar la informació sobre
aquestes qüestions externes i internes.
NOTA 1 Els problemes poden incloure factors o
condicions positives i negatives per a la seva consideració.
NOTA 2: Entendre el context extern pot ser
facilitada per qüestions que consideren derivats d'entorns jurídics,
tecnològics, competitius, de mercat, culturals, socials i econòmics, ja sigui
internacional, nacional, regional o local.
NOTA 3 Comprendre el context intern es pot
facilitar en considerar els temes relacionats amb els valors, la cultura, el
coneixement i l'acompliment de l'organització.
Contextualització en els centres educatius:
Realitzar un diagnòstic periòdic del centre, tenint en
compte el context extern general (polítiques, econòmic, social, ambiental,
tecnològic i legal), el context extern específic (proveïdors, empreses,
famílies, institucions, altres centres educatius, Departament d’Ensenyament,
...), i el context intern (persones, edifici, infraestructures, organització, departaments,
coordinacions, polítiques, resultats, currículums, recursos tangibles i
intangibles, etc.). A partir del diagnòstic s’elaboren i executen els plans de
millora, estratègics i/o de direcció per tal de proporcionar resposta
satisfactòria a les necessitats i
expectatives dels diferents grups d’interès, especialment l’alumnat.
És important que el centre s’asseguri que coneix bé les
lleis i regulacions normatives que li són d’aplicació. Per tant cal que existeixi
la responsabilitat de gestionar el radar normatiu i la seva posterior selecció
i distribució interna.
4.2 Comprendre les
necessitats i expectatives de les parts interessades
A causa del seu efecte o el possible efecte sobre la
capacitat de l'organització per proporcionar de forma coherent productes i
serveis que satisfacin al client i els legals i reglamentaris aplicables,
l'organització ha de determinar:
a) les parts interessades que són rellevants per al sistema
de gestió de la qualitat;
b) els requisits d'aquestes parts interessades que són
rellevants per al sistema de gestió de qualitat. L'organització ha de controlar
i revisar la informació sobre aquestes parts interessades i els requisits
rellevants.
Contextualització en els centres educatius:
Per exemple al procés estratègic de: Interaccionar amb els
grup d'interès interns i externs, es poden establir quin grups d’interès són
rellevants per al SGQ, quines entrades aporten i quines necessitats i
expectatives s’espera detectar, per exemple a través de: enquestes,
entrevistes, informes, reunions, radars, veus, altres; quines respostes
produirà el procés per a cadascuna de les parts interessades, i quins seran els
criteris de qualitat i millora contínua que es perseguiran.
Una altra solució és la de definir al Projecte Educatiu
quins són els principals grups d’interès i la sistemàtica que s’utilitzarà per
contextualitzar i actualitzar els currículums i les diferents activitats que
els hi ofereixi el centre.
Al Projecte Educatiu, NOFC i PGA, han de quedar determinats
els requisits d’aquests grups d’interès, fent esment per exemple al compliment
del currículum i sistema d’avaluació i qualificació, les franges horàries, el
control de l’assistència i comunicació amb les famílies, el servei de menjador,
transport, la realització d’activitats extraescolars i/o complementàries, etc.
4.3 Determinar
l'abast del sistema de gestió de la qualitat
L'organització ha de determinar els límits i l’aplicabilitat
del sistema de gestió de qualitat per establir el seu àmbit d'aplicació.
Quan l'organització determini aquest àmbit, ha de
considerar:
a) els problemes
externs i interns que es refereix l'4,1;
b) els requisits
de les parts interessades pertinents esmentades en el punt 4.2;
c) els productes
i serveis de l'organització.
L'organització ha d'aplicar tots els requisits d'aquesta
norma internacional si són aplicables en l'àmbit determinat del seu sistema de
gestió de qualitat.
L'abast del sistema de gestió de qualitat de l'organització
ha d'estar disponible i ser mantingut com a informació documentada. L'àmbit
d'aplicació ha d'indicar els tipus de productes i serveis coberts, i
proporcionar justificació per a qualsevol requisit d'aquesta norma que
l'organització determina que no és aplicable a l'abast del seu sistema de
gestió de qualitat.
La conformitat amb aquesta norma només podrà ser reclamat si
els requisits determinats, per no ser aplicable, no afecten a la capacitat o
responsabilitat de l'organització per assegurar la conformitat dels seus
productes i serveis i la millora de la satisfacció del client.
Contextualització en els centres educatius:
Cal definir que activitats i ensenyaments formaran part de
l’abast de la certificació. Quan es parli del sistema de gestió a les NOFC,
caldrà fer esment de l’abast de la certificació i les funcions i
responsabilitats de l’organització, incloses les responsabilitats dels
processos i les accions d’estratègia del centre.
En aquest punt cal indicar que el centre no realitza el
disseny dels currículums, principal producte/servei que ofereix el centre a la
societat en general i l’alumnat en particular, també qualsevol altre punt de la
norma que no s’apliqui (de moment no hem vist cap més).
Un tema important és decidir si es descriu el sistema de
gestió en un manual de la qualitat o bé en la documentació pròpia del centre.
En principi el MQ ha deixat de ser un requisit de la norma, per tant en aquesta
guia farem propostes per tal de donar resposta als requisits de la norma sense
fer ús del manual de qualitat, la qual cosa no vol dir que els centres que ho
desitgin el puguin continuar utilitzant per tal de descriure el seu sistema de
gestió.
Una altra fórmula a prendre en consideració és elaborar la
Carta de Serveis del centre. Aquesta fórmula requereix fer públic el llistat dels
serveix que ofereix el centre tot indicant el compromís de qualitat per a
cadascun d’ells.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO i que resulta vigent és:
§ En
el Manual de Qualitat (MQ) la política
ha de ser coherent amb el Projecte Educatiu del centre, els objectius amb els
establerts al Pla Estratègic i el mapa de processos el real del centre. Aquesta
política hauria de formar part del Projecte Educatiu i coincident amb la del
Pla Estratègic, o fer referència.
§ El
Manual del Servei ha de reflectir fidelment com el centre desenvolupa els seus
processos i procediments de E/A en cadascun dels ensenyaments que imparteix.
§ Establir,
en el centre, un sistema de gestió de la qualitat amb la següent documentació:
§ Manual
de Gestió de la Qualitat (MQ) per donar resposta a cadascun dels punts de la
norma (pot integrar a altres sistemes de gestió, per exemple l’ambiental i el
de seguretat). Ara no cal, però s’ha de trobar el/els documents on descriure i
determinar el Sistema de Gestió de Qualitat. Nosaltres hem optat en aquesta
guia per proposar documents de centre on incloure les especificacions i
requisits del sistema gestió.
§ Manual
del Servei (MS), un per cada ensenyament impartit.
§ Manual
de processos (MP, aconsellable), incloure mapa i interrelacions.
§ Manual
de procediments (MPR).
§ Manual
d’indicadors (MI)
El centre ha d’elaborar la documentació que determina la
norma ISO 9001, així com la que consideri necessària per a la planificació,
gestió i control dels seus processos (per exemple, i dins del procés d’E/A, el
quadern del professorat, el quadern del tutor/a, els documents per fer
seguiment de programacions, el control d’assistència, les actes reunions
d’equips docents, etc.).
Les persones responsables han de complimentar els registres
de tots els processos del centre, per fer-ne el seguiment (per exemple, i dins
del procés d’E/A, són registres: les
actes de notes, les actes reunions avaluació, el registre seguiment de la
programació, les proves i exàmens amb l’alumnat , etc.).
El Centre ha de tenir elaborada i actualitzada tota la
documentació legal i reglamentària, per exemple: El Projecte Educatiu PEC, les
concrecions curriculars CC, el Pla Estratègic PE, la programació general anual de centre PGAC,
normes de funcionament NOFC, Programacions didàctiques, etc.
El centre educatiu ha de mantenir els radars necessaris per
tal de proporcionar una resposta adequada als canvis legals i reglamentaris.
4.4 Sistema de gestió de la qualitat i els seus processos
4.4.1 L'organització ha d'establir,
implementar, mantenir i millorar contínuament un sistema de gestió de qualitat,
incloent-hi els processos necessaris i les seves interaccions, de conformitat amb
els requisits d'aquesta norma internacional.
L'organització ha de
determinar els processos necessaris per al sistema de gestió de qualitat i la
seva aplicació en tota l'organització, i ha de:
a) determinar les entrades
necessàries i els resultats esperats d'aquests processos;
b) determinar la seqüència
i interacció d'aquests processos;
c) determinar i aplicar
els criteris i mètodes (inclosa la vigilància, mesures i indicadors
d'acompliment relacionats) és necessari per garantir el funcionament i
el control d'aquests processos eficaços;
d) determinar els recursos necessaris per a aquests processos i garantir la
seva disponibilitat;
e) assignar les responsabilitats
i autoritats per a aquests processos;
f) abordar els
riscos i oportunitats, definits d’acord amb
els requisits de 6.1;
g) avaluar aquests
processos i implementar els canvis necessaris per assegurar que aquests processos
arribin els resultats previstos;
h) millorar els processos i el sistema de gestió de
qualitat.
Contextualització en els centres educatius:
Fer una verdadera gestió per processos és el repte que ens
proposa la nova norma. Enfocar l’organització en tenir unes sortides de procés
de qualitat, millorar any a any els resultats dels nostres processos, analitzar
el riscos quan no s’assoleixen els resultats esperats, i realitzar una gestió
proactiva i estratègica de cadascun dels processos, és una fórmula per donar
resposta als requisits de la ISO 9001.
Les evidències que hem de tenir abasten a: mapa i
interrelacions de processos, caracterització completa dels processos segons la
fitxa dissenyada al respecte: determinar entrades, sortides, indicadors, nivell
de qualitat, recursos necessaris, responsabilitat, riscos i oportunitats (DAFO
cada 4 anys), seguiment, mesura, propostes de millora i estratègia.
El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:
§ Identificar
tots els processos (clau, estratègics, de suport) que gestiona el centre.
§ Determinar
la interacció i la seqüència entre els diferents processos identificats,
evidenciant l’origen de l’entrada i el destí de la sortida.
§ Assegurar
l’eficàcia dels processos establint-ne les característiques, és a dir,
identificar: el/la responsable, determinar què fa cada procés , per a què i per
a qui ho fa: Analitzar quins són els seus proveïdors i les seves aportacions, determinar
quines son les sortides i a quins clients o processos afecten. Establir els
indicadors de mesura i els criteris
d’acceptació de cada procés. Identificar les activitats que s’hi realitzen i
documentar els procediments si s’escau.
§ Garantir
l’aportació dels recursos necessaris per
a la seva gestió i millora , si s’ escau,, per exemple, a través del
pressupost, l’inventari, les infraestructures del centre i el personal
necessari Mesurar i analitzar el desenvolupament i evolució dels processos
mitjançant indicadors i registres; aplicant
la sistemàtica de millora continua i, valorant la possibilitat de crear
equips de millora en cas de no assolir
els resultats esperats.
§ Assegurar
i controlar la qualitat i el bon funcionament dels processos externalitzats, si
es dóna el cas.
§ Elaborar
manuals o guies per al professorat, alumnat i per assegurar el servei.
§ Aportar
a la revisió per la direcció l’informe de supervisió dels processos, analitzar,
aprendre i fer propostes de millora i/o innovació.
Documents i accions que cal desplegar:
§ Mapa
i interrelació de processos.
§ Fitxes
caracteritzades dels processos.
§ Document
resum amb els resultats de processos que inclogui, l’anàlisi , i les propostes
de millora .
§ Procediments
i/o guies per tal de proporcionar la informació necessària per al correcte
funcionament dels processos, si s’escau.
§ Avaluar,
periòdicament, les entrades i sortides dels processos.
§ Determinar,
implementar i avaluar, en cicles programats, l’anàlisi de riscos i oportunitats
dels processos (estartègia).
4.4.2 En la mesura necessària, l'organització
ha de:
a) mantenir la informació documentada per donar suport a
l'operació dels seus processos;
b) retenir la informació documentada de tenir confiança en
que els processos es duen a terme segons el previst.
Contextualització en els centres educatius:
No hauríem de descartar mantenir el procediment de control
documental i registres per tal de donar resposta aquest punt de la norma.
Una altra opció és determinar al Projecte Educatiu, apartat de
les NOFC, o bé en cadascuns dels processos, quina és la documentació (documents
i registres) del sistema de gestió del centre.
Cal fer esment explícitament de les guies internes i manuals
de servei (o plans de qualitat).
Els centres que no disposin de gestor documental han de
mantenir una llista de control de documents vigent.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada