dijous, 24 de setembre de 2015

ISO 9001:2015 aplicada a centres educatius, Punt 7 Recursos

7.1 Recursos

7.1.1 Generalitats

L'organització ha de determinar i proporcionar els recursos necessaris per a l'establiment, implementació, manteniment i millora contínua del sistema de gestió de qualitat.
L'organització ha de tenir en compte:
a) les capacitats i les limitacions dels recursos interns existents;
b) allò que cal obtenir dels proveïdors externs.


Contextualització en els centres educatius:

Quan es planifica la realització del servei educatiu i la gestió dels processos, s’ha de preveure quines són les necessitats de recursos tangibles i intangibles necessaris per tal que es pugui realitzar el servei d’acord amb el nivell de qualitat determinat i l’acompliment dels requisits dels client, normatius i reglamentaris.
L’inventari dels recursos disponibles, l’assegurament de la disponibilitat de l’edifici i les infraestructures, el material fungible per realitzar les activitats didàctiques, i el control del pressupost per tal de garantir que tot l’anterior es mantindrà operatiu durant el curs.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   Determinar els recursos necessaris, materials, econòmics i de coneixement, per realitzar el servei educatiu determinat a les programacions didàctiques i les activitats complementàries.
§   Planificar i distribuir els recursos humans necessaris d’acord amb la planificació realitzada.
§   Presentar un pressupost que contempli la provisió de recursos necessaris per a realitzar el servei d’acord amb el planificat, potenciar la millora contínua i la innovació, mantenir i millorar l’edifici i els equipaments.
§   Controlar els recursos materials del centre mitjançant l’inventari.
§   Disposar dels plans de manteniment general i específics –informàtics, elèctrics, ascensors, extintors, boques d’incendis, enllumenat de  seguretat, manteniment màquines i equips, etc.- per tal que el centre estigui en ordre de funcionament i doni resposta als requisits legals i reglamentaris.
§   Mantenir els registres dels contractes de manteniment.
§   Mantenir els registres de les operacions de manteniment i neteja.
§   Mantenir els registres de les operacions econòmiques –gestió del pressupost, comptabilitat, proveïdors i compres, i d’altres-.

7.1.2     Persones

L'organització ha de determinar i proporcionar les persones necessàries per a l'aplicació efectiva del seu sistema de gestió de qualitat i per a l'operació i control dels seus processos.

Contextualització en els centres educatius:

La direcció del centre determina les necessitats de personal per tal de proporcionar un servei educatiu de qualitat, assegurar la gestió dels processos i complir amb els requisits. D’acord amb l’autonomia de gestió de la que gaudeix, la direcció distribueix els recursos dels que disposa per assolir l’eficàcia dels processos.
L’assignació de les plantilles en funció del nombre d’alumnes i cursos, l’establiment dels criteris d’elaboració d’horaris per donar resposta als requisits educatius i de gestió del Projecte de centre, una vegada que són ratificats en l’aprovació anual per part del Claustre, quedaria assegurat doncs que s’han determinat i proporcionat l’assignació de persones necessària per assolir un servei educatiu de qualitat.
L’ajust de l’assignació de plantilles que es produeix sovint no hauria d’impedir, en cap cas, l’incompliment dels mínims que preveu la normativa d’aplicació, i per suposat posar en risc la insatisfacció respecte del servei d’alguna de les parts interessades.
Amb els recursos assignats i els que els centres puguin incorporar com a conseqüència de l’autonomia de la que gaudeixen, han de vetllar per garantir el conjunt d’accions i programes definits al Projecte Educatiu i els processos del sistema de gestió. En aquest cas els centres del PQiMC compartiran bones pràctiques de direcció de persones per tal de transferir les solucions més eficients que permetin mantenir un elevat nombre d’accions complementàries i d’innovació que aportin més valor als projectes de centres.

7.1.3     Infraestructura

L'organització ha de determinar, proporcionar i mantenir la infraestructura necessària per al funcionament dels seus processos i assolir la conformitat dels seus productes i serveis.
 NOTA:  la infraestructura pot incloure:
a) Els edificis i serveis associats;
b) L'equip, incloent maquinari i programari;
c) Recursos de transport;
d) La tecnologia de la informació i la comunicació.

Contextualització en els centres educatius:

El centre disposa de processos i procediments que s’encarreguen de gestionar l’edifici, les infraestructures, els equipaments, les TIC-TAC i els serveis externalitzats.
Els processos han de preveure, de manera periòdica, una visió estratègica al llarg termini. En el cas de l’edifici i les infraestructures és necessari preveure i planificar el servei educatiu amb una projecció de cursos per endavant, de tal manera que s’asseguri una atenció educativa a la societat de l’entorn, tenint en compte els canvis demogràfics i la mobilitat de les persones.
El determinat al Projecte Educatiu i els recursos especificats en les concrecions didàctiques necessiten d’una gestió que els proporcioni el suport necessari.
Aquest suport es concreta, per exemple en:
§  Disposar de plans de manteniment de l’edifici que asseguin la funcionalitat amb garanties de qualitat.
§  Disposar dels contractes de manteniment legals i reglamentaris, més aquells que el centre consideri claus per al correcte funcionament: energia, subministraments, aparells elevadors, seguretat, etc.
§  Quan la seva importància ho requereix el centre organitza plans de manteniment específics, tals com: informàtic, EPIs, emergències, clima, etc.
§  Unes xarxes i equips digitals que assegurin que les activitats d’ensenyament i aprenentatge programades es podran realitzar sense suposar una càrrega de coneixement tècnic del professorat per sobre del que requereix la seva tasca com a formador.
L’objectiu final d’aquest punt de la norma és el d’assegurar que es pot produir el servei eductiu sense que l’edifici, equipament i infraestructures suposin un fre a la tasca del professorat; tot el contrari, el centre hauria de vetllar per avançar en equips, arquitectura i coneixement per tal d’afavorir la innovació educativa i l’ambient de treball.
Si l’equipament de les aules, tallers, laboratoris i altres espais, o les xarxes d’Internet, entre d‘altres, no estan operatives de manera habitual, suposen una barrera difícil de superar si es vol avançar en fórmules avançades i innovadores d’ensenyament i aprenentatge. El temps de classe ha de ser de qualitat i no s’hauria de dedicar a altres tasques que aporten poc o nul valor a l’ensenyament, més aviat el resten quan es perd temps o s’ha de canviar a última hora la planificació didàctica prevista.
Una alternativa complementària que pot afavorir la reducció de despesa i temps en el manteniment i compra d’aules d’informàtica i equips és que l’alumnat vingui amb el seu propi equip. La utilització del mòbil a l’aula sembla que avança d’acord amb les regulacions i iniciatives que s’endeguen des del propi Departament d’Ensenyament.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   El centre ha de proporcionar i mantenir la infraestructura adequada per a desplegar un servei educatiu i complementari de qualitat.
§   S’ha d’elaborar, periòdicament, un inventari de les infraestructures, equipaments i materials que disposa el centre.
§   Elaborar i aplicar un pla de manteniment d’aquelles infraestructures i equipaments que ho requereixin – edifici, equipaments de seguretat i emergència, calefacció, ascensors, electricitat, EPIs, informàtica, gas, etc.-
§   Els departaments didàctics i famílies professionals, elaboraran l’inventari d’allò que els correspongui, i actuen per tal d’assegurar l’ús i millora contínua.
§   Els departaments didàctics i famílies professionals, elaboraran i desplegaran els plans de manteniment específics dels seus equipaments i instal·lacions, si escau.
§   Les programacions didàctiques reflectiran els recursos necessaris per desplegar el procés d’E/A.
§   El centre educatiu, per als serveis comuns,  i els departaments didàctics per al servei educatiu de la seva responsabilitat, elaboraran propostes de millora i innovació, les quals inclouran, quan s’escaigui, la millora o el canvi dels recursos. Aquestes necessitats formaran part del pressupost del centre, d’acord amb les prioritats determinades al Pla Estratègic. Les propostes seran plurianuals –Pla Estratègic de 4 anys- i es revisaran periòdicament.
§   Cal mantenir els registres de les accions de manteniment realitzades.
§   Cal mantenir registres dels contractes de manteniment i les operacions realitzades.
§   Cal mantenir els registres de l’emmagatzemat de productes perillosos, la recollida i eliminació de residus i altres que siguin necessaris o reglamentaris.

7.1.4     Ambient de treball per les operacions dels processos

L'organització ha de determinar, proporcionar i mantenir les condicions necessàries per a l’operació dels seus processos i assolir la conformitat dels productes i serveis.
 NOTA:  Un ambient adequat pot ser una combinació de factors humans i físics, com ara:
a) Socials (per exemple un ambient no discriminatori, ambient tranquil, agradable i no conflictiu);
b) Psicològics (per exemple, reduint l'estrès, prevenint la síndrome de l’esgotament o burnout, i emocionalment saludable);
c) Físics (per exemple, temperatura, calor, humitat, il·luminació, circulació d’aire, la higiene, el soroll).
Aquests factors poden diferir substancialment depenent dels productes i serveis proporcionats.

Contextualització en els centres educatius:

El centre ha de controlar i proporcionar un ambient de treball òptim per desplegar els seus processos. Establir plans de responsabilitat social, polítiques de reconeixement i recompensa de les persones que hi treballen, ambients motivadors en els quals el personal sigui coresponsable de les decisions, organitzacions emocionalment intel·ligents, amb plans d’acollida i acompanyament; retroalimentacions oportunes i periòdiques del que s’ha fet, permetre un temps per crear i innovar quan és possible, possibilitar activitats socials, culturals i de pertinença, i d’altres que formin part de la cultura pròpia del centre, o que es puguin implementar de nou, són accions que afavoreixen la millora de l’ambient de treball, la sostenibilitat i al final la satisfacció de les persones i els propis resultats.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   El centre ha de proporcionar un bon ambient de treball per garantir la qualitat del servei.
§   Cal considerar  factors físics com per exemple, la idoneïtat dels espais, la temperatura, el soroll, la il·luminació o la neteja, per exemple.
§   També cal considerar aspectes ergonòmics tals com la posició davant de pantalles i teclats, tant del professorat com l’alumnat i el PAS –important és determinar la qualitat dels equipaments i el temps d’exposició-.
§   Cal determinar, mantenir, renovar, formar i informar sobre els EPIs necessaris en els diferents llocs de treball, inclosos els necessaris per a les pràctiques de l’alumnat.
§   Cal mantenir els productes de la farmaciola, i es recomana establir procediments d’actuació en cas d’emergències mèdiques.
§   Cal determinar els residus que genera el centre, el seu emmagatzematge, la manipulació, la recollida i el manteniment dels registres.
§   Cal establir polítiques de gestió de les persones que tinguin en compte l’establert a les normes d’organització i funcionament del centre,  els criteris d’elaboració d’horaris aprovats pel Claustre, accions de reconeixement i recompensa, etc.
§   Cal enfocar el centre envers polítiques de sostenibilitat i responsabilitat social; especialment les relacionades amb el territori d’influència del centre.
§   Els efectes de les polítiques endegades ha de tenir un efecte multiplicador en l’augment del compromís, la realització de projectes, l’emergència de la innovació, la millora del clima laboral, l’ordre i neteja; i en definitiva en la millora sostinguda dels resultats del centre.


7.1.5  Recursos de seguiment i mesurament

7.1.5.1 Generalitats

L'organització ha de determinar i proporcionar els recursos necessaris per garantir resultats vàlids i fiables quan es realitzi el seguiment o mesurament per verificar la conformitat dels productes i serveis d’acord amb els requisits determinats.
L'organització ha d'assegurar que els recursos proporcionats:
a) són adequats per al tipus específic de les activitats de seguiment i mesurament que estan duent a terme;
b) es mantenen per assegurar una idoneïtat permanent al seu propòsit.
L'organització conservarà informació documentada apropiada com a evidència que els recursos de seguiment i mesurament són idonis per al seu propòsit.

Contextualització en els centres educatius:

Als centres educatius tenim pocs equips per tal de fer la validació del servei educatiu. No obstant si que disposem de procediments d’harmonització de criteris d’avaluació per tal d’estandarditzar el millor procediment educatiu possible en diferents grups d’un mateix nivell. També utilitzem programari per tal de fer el seguiment, avaluació i qualificació de l’alumnat. En aquests casos, i d’altres que puguin sorgir, el centre ha de vetllar per assegurar la idoneïtat per a què van ser incorporats a la gestió dels processos. En aquest cas es mantindran els registres necessaris que evidenciïn que aquests sistemes estan complint amb la seva funció.
En el cas dels procediments d’harmonització mantenint els registres definits i comprovant que les diferències entre grups (currículum desplegat, activitats realitzades, competències assolides, etc.) són poc significatives. En el cas dels instruments de control verificant a intervals planificats el seu correcte funcionament i mantenint registres del seu control.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   Harmonitzar els criteris d’avaluació i mantenir els registres.
§   Assegurar que les proves d’avaluació mesuren eficaçment allò previst d’assolir –objectius, resultats d’aprenentatge, competències, etc.- en la planificació del curs.
§   Verificar que les mesures de qualificació de plataformes d’ensenyament-aprenentatge digitals són correctes.
§   Quan el resultat de l’ensenyament/aprenentatge estigui condicionat per la realització d’activitats que utilitzen equipaments susceptibles de perdre la calibració (balances, equips de mesura directa o indirecta com peus de rei, micròmetres, etc.), si és el cas, cal evidenciar el control i mantenir els registres del seu resultat.
§   D’igual manera s’ha de procedir quan utilitzem programari informàtic que pot influir en el resultat dels processos i en la qualificació de l’alumnat.
§   Assegurar que els resultats de les enquestes són  eficaces per obtenir la informació d’allò que realment es pretén mesurar o conèixer.
§   Respecte de les enquestes, quan no es mesuri el total de la població de la qual es vol obtenir una informació, cal assegurar-se que la mostra és suficient per obtenir una resposta amb un elevat nivell de confiança.

7.1.5.2     Traçabilitat de les mesures


Quan la traçabilitat de les mesures és un requisit, o és considerat per l'organització com una part essencial per tal de proporcionar confiança en la validesa dels resultats de la mesura, els equips de mesura hauran de:

a) calibrar-se o verificar-se, o tots dos, en els intervals especificats o abans del seu ús, en relació a normes o patrons de mesurament nacionals o internacionals; quan no hi hagi tals patrons, la base utilitzada per al calibratge o verificació es mantindrà com a informació documentada;

b) identificar-se amb la finalitat de determinar el seu estat;

c) protegir-se contra ajustos, danys o deteriorament que puguin invalidar l'estat de calibratge i els posteriors resultats dels mesuraments.

L'organització determinarà si la validesa dels resultats de mesuraments anteriors s'han vist afectats negativament, quan els equips de mesura es considerin no aptes per al seu propòsit, i adoptarà les accions apropiades quan sigui necessari.

Contextualització en els centres educatius:

En el cas dels centres educatius cal assegurar que els sistemes d’avaluació i qualificació es compleixen i mantenen la traçabilitat des dels criteris establerts a les programacions didàctiques fins a les notes que apareixen en els expedients de l’alumnat.
És important comprovar que els resultats de les avaluacions de l’alumnat es realitzen d’acord amb els criteris especificats a les programacions didàctiques, les quals han de ser coherents amb els criteris generals establerts en els Projectes Educatius. Les qualificacions s’han de calcular d’acord amb les fórmules i criteris que es lliuren a l’alumnat a principi de curs. Finalment s’ha de verificar que el recorregut alumnat –professorat - junta d’avaluació – secretaria – tutor - alumnat i famílies (en el cas de menors d’edat) manté la traçabilitat.

7.1.6     Coneixement organitzacional

L'organització ha de determinar els coneixements necessaris per a l'operació dels seus processos i assolir la conformitat dels productes i serveis.
Aquests coneixements es mantindran i es posaran a disposició de les persones de l’organització de manera adequada i pertinent.
En abordar les necessitats canviants de l’organització i les tendències del sector, l'organització ha de considerar el seu coneixement actual i determinar la forma d'adquirir o accedir a qualsevol nou coneixement addicional i les actualitzacions necessàries.
 NOTA:  1 Coneixement organitzacional és el coneixement específic de l'organització que s’assoleix, normalment, amb l’experiència. És la informació que s'utilitza i es comparteix per assolir els objectius de l'organització.
 NOTA:  2: El coneixement organitzacional es pot basar en:
a) fonts internes (per exemple, la propietat intel·lectual, els coneixements adquirits per l'experiència, les lliçons apreses dels fracassos i projectes reeixits, capturar i compartir coneixements explícits i les competències com a resultat de les experiències i el coneixement tàcit, els resultats de les millores en els processos, productes i serveis);
b) fonts externes (per exemple, normes, institucions acadèmiques, conferències, recopilació dels coneixements provinents dels clients o proveïdors externs).

Contextualització en els centres educatius:

El centre ha de definir el coneixement de l’organització que resulta necessari per poder desplegar els seus processos. El professorat, i, especialment els de nova incorporació, han d’estar en disposició d’aprofitar els recursos del centre des del primer dia de classe per fer el millor procés d’ensenyament i aprenentatge possible.
El coneixement del centre s’ha de recollir, dipositar, mantenir, accedir, millorar i transferir entre les persones que el necessitin. Això requereix un esforç en determinar procediments eficaços de gestió del coneixement.
Aquest apartat és nou en la ISO 9001, tot i això els centres educatius realitzem procediments d’acollida del professorat que afavoreixin l’acompliment que requereix la norma.
Els plans de formació dels centres han d’incorporar el coneixement requerit i establir les fórmules per tal que el personal l’assoleixi. Els plans d’acollida acompanyats d’entrevistes personals amb la direcció, així com els plans d’acompanyament i mentoring, si escau, són instruments que facilitaran l’assoliment del coneixement inicial necessari.
Es una bona pràctica quan els centres realitzen enquestes inicials als nous professors per tal de conèixer coneixements, aptituds i actituds. Això pot ajudar a alinear interessos de les persones i el propi centre, la qual cosa pot produir beneficis a totes les parts implicades.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   Definir  el catàleg de perfils dels llocs de treball del centre, els quals  s’han d’ajustar a  les necessitats planificades.
§   Els perfils es definiran en funció del lloc de treball, determinant, com a mínim, coneixements i/o requisits d’accés per al professorat, i també les competències per als càrrecs de coordinació i direcció.
§   Elaborar  el procediment d’acollida per tal de que tot el professorat conegui:  el centre i els seus recursos, el sistema de gestió, l’accés a la informació i el coneixement bàsic del centre, així com el detall dels manuals de servei i les diferents programacions.
§   Fer la distribució de guies, manuals, informació pressupostos, espais, recursos, etc. A qui correspongui i quan s’escaigui..
§   Recollir les dades del professorat acollit, les seves competències i coneixements. Pot ser interessant conèixer els interessos personals i professionals per d’adaptar-los a les necessitats del centre.
§   És convenient recollir l’opinió, i la satisfacció, del professorat  en relació a l’acollida.

7.2    Competència

L'organització ha de:
a) determinar la competència necessària de les persones que realitzen, sota el seu control, una feina que afecta a la realització, rendiment i eficàcia del sistema de gestió de la qualitat;
 b) assegurar-se que aquestes persones són competents en la base a l'educació, la formació o l'experiència apropiada;
c) si s'escau, prendre accions per adquirir la competència necessària, i avaluar l'eficàcia de les accions preses;
d) retenir la informació documentada apropiada com a evidència de la competència.
 NOTA:  Les accions aplicables poden incloure, per exemple, la formació, la tutoria, o la reassignació de persones ocupades actualment; o bé la contractació o subcontractació de persones competents.

Contextualització en els centres educatius:

El coneixement necessari per incorporar-se a un determinat lloc de treball forma part de les competències del Departament d’Ensenyament, tot i que s’està avançant en quant a la configuració, per part dels centres, en la definició de determinats llocs de treball singulars. No obstant l’anterior, sembla evident que no sempre les competències necessàries per realitzar les activitats pròpies dels processos estan ben assolides i/o actualitzades. L’anterior argument ens porta a concretar la definició de les competències necessàries per als diferents llocs de treball. Això ha d’ajudar a encaixar les persones amb els perfils propis dels llocs de treball, i quan no és així, dissenyar accions formatives per tal que les persones adquireixin les competències necessàries. 
Per tant, cal:
§  Definir els perfils dels llocs, amb especial atenció als llocs singulars
§  Determinar les competències transversals dels llocs de treball[1]
§  Comprovar periòdicament les competències de les persones
§  Dissenyar plans de formació inicials i permanents
§  Comprovar que els canvis en els llocs de treball i les competències de les persones es mantenen ajustades i es milloren
§  Mantenir registres de les accions per al seu anàlisi i millora

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   L’assignació de mòduls/matèries/unitats formatives, tutories, etc.,   que els departaments didàctics realitzen entre el seu professorat, acreditarà la corresponent competència per desenvolupar eficaçment els requisits previstos a les concrecions curriculars.
§   El centre ha d’elaborar un pla de formació per al personal –professorat i PAS-. Aquest  pla es farà d’acord a les necessitats de formació detectades pel centre.
§   El pla determinarà què es fa, qui ho fa, quan és fa; el resultat de la formació realitzada i les propostes de millora o observacions.
§   Cal mantenir registres de la formació, i de de la seva l’eficàcia. Per exemple amb els resultats d’enquestes i/o valoracions en acabar la formació.
§   El coordinador/a de qualitat ha de verificar que tot el personal estigui format, informat i conscienciat de com  d’aplicar la qualitat en les seves tasques al centre. Per exemple garantint la informació i formació dels manuals de serveis, la documentació del sistema, les auditories, els registres a mantenir, i la sensibilització envers la millora contínua i l’enfocament al client.
§   Accions de sensibilització i/o formació a realitzar pel coordinador/a de qualitat –o en qui delegui- al professorat: procediment d’acollida, manuals de serveis, pla de formació, formació en el SGQ, formació en auditories, sensibilització envers la realització del servei i la millora contínua, assegurant que el servei del centre està enfocat a satisfer les necessitats dels diferents grups d’interès.
§   Cal assegurar que totes les accions del centre estiguin alineades amb la missió i la visió del centre, la planificació estratègica i la millora dels resultats educatius.
§   Per a la detecció de necessitats de formació, cal tenir en compte la informació de les memòries anuals dels departaments i coordinacions; la revisió per la direcció, els resultats de les enquestes de satisfacció i l’avaluació de la formació realitzada.
§   S’ha d’assegurar que l’alumnat i el professorat disposa del coneixement necessari per poder manipular les màquines i equipaments dels tallers i laboratoris, segons s‘estableixi a les fitxes de manteniment i normes de seguretat dels diferents equipaments.
§   S’ha d’assegurar que es  coneix el pla d’evacuació i confinament (actuació en cas d’accidents i emergències).
§   Assegurar que es coneix el Projecte Educatiu del centre pels diferents grups d’interès, i el que s’espera de cadascun d’ells.
§   El centre pot avançar sobre aquest punt definint un conjunt de competències transversals dels llocs de treball, tals com: planificació, comunicació, digitals, presa de decisions, treball en equip, etc. I incentivar els processos d’avaluació i/o autoavaluació per tal de posar en marxa accions de millora. Les memòries anuals, la revisió per la direcció i els resultats d’auditoria poden ser evidències de l’acompliment d’aquest punt de la norma.


7.3 Sensibilització o presa de consciència

L'organització ha d'assegurar que les persones que fan la feina sota el control de l'organització són conscients de:
a) la política de qualitat;
b) els objectius de qualitat pertinents;
c) la seva contribució a l'eficàcia del sistema de gestió de qualitat, incloent els beneficis d’una millora en l’acompliment;
d) les conseqüències de l’incompliment dels requisits del sistema de gestió de qualitat.

Contextualització en els centres educatius:

El centre ha de realitzar accions per tal de definir una política de qualitat enfocada a assolir el que proposa el Projecte Educatiu. Aquesta política ha de formar part del propi Projecte, de tal manera que la resta d’accions que es despleguin la tinguin  com a referent. El procés de revisió, actualització i consens, quan és possible, del contingut del Projecte Educatiu ha d’estar associat a la revisió, actualització i consens de la Política de Qualitat.
Els centres educatius hem inclòs a la Revisió per la direcció, un punt a  l’ordre del dia per tal d’assegurar que es revisen i actualitzen, els documents estratègics, si escau, cada curs.
D’igual manera el Claustre de professorat ha de ser conscient del que significa no acomplir amb el propòsit del Projecte Educatiu. Els centres del PQiMC evidenciaran mitjançant les actes del Claustre i Consell Escolar que el professorat coneix, treballa i és conscient de la importància d’assolir l’èxit educatiu, la cohesió social i la satisfacció, la confiança dels seus grups d’interès així com d’altres objectius que el centre es plantegi.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   El coordinador/a de qualitat ha de verificar que tot el personal estigui format, informat i conscienciat de com  d’aplicar la qualitat en les seves tasques al centre. Per exemple garantint la informació i formació dels manuals de serveis, la documentació del sistema, les auditories, els registres a mantenir, i la sensibilització envers la millora contínua i l’enfocament al client.
§   Accions de sensibilització i/o formació a realitzar pel coordinador/a de qualitat, d’acord amb la direcció –o en qui delegui- al professorat: procediment d’acollida, manuals de serveis, pla de formació, formació en el SGQ, formació en auditories, sensibilització envers la realització del servei i la millora contínua, assegurant que el servei del centre està enfocat a satisfer les necessitats dels diferents grups d’interès.
§   Cal assegurar que totes les accions del centre estiguin alineades amb la missió i la visió del centre, la planificació estratègica / projecte de direcció i la millora dels resultats acadèmics que preveu el Projecte Educatiu.


7.4 Comunicació

L'organització ha de determinar les comunicacions internes i externes relacionades amb el sistema de gestió de qualitat, incloent:
a) què es comunicarà;
b) quan es comunicarà;
c) a qui es comunicarà;
d) la forma en la que es comunicarà;
e) i qui comunicarà

Contextualització en els centres educatius:

Sembla evident que la norma ens proposa dissenyar, implementar i millorar un Pla de comunicació. El centre definirà una estratègia per a cada grup d’interès. Es mantindran registres per tal d’analitzar els resultats obtinguts i assegurar la traçabilitat quan sigui necessari: comunicats amb famílies, lliurament de notes, seguiment i avaluació de l’FCT, etc.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:


§   La direcció assegurarà i potenciarà la comunicació interna del centre en general, i en concret, pel que té a veure amb els processos del sistema de gestió de qualitat.
§   És convenient elaborar un procediment documentat de la gestió de la comunicació interna i externa del centre. En aquest procediment s’ha d’assegurar la comunicació horitzontal, vertical, i amb els diferents grups d’interès  del centre.
§   Les reunions de govern, direcció i de coordinació han d’estar reflectides en la Programació General Anual del centre aquestes són, entre d’altres que el centre consideri:
§   Reunions de Claustre i Consell Escolar.
§   Reunions de l’equip directiu.
§   Reunions del Consell de direcció.
§   Reunions de departaments.
§   Reunions de la Comissió Pedagògica.
§   Reunions d’equips docents.
§   Reunions de coordinació de tutors/es.
§   Reunions de caps de departaments per assumptes econòmics, de gestió, i d’altres; diferents dels pedagògics.
§   Reunions de les diferents comissions del centre.
§   Reunions de nivell.
§   Reunions d’equips de millora.
§   Reunions d’equip de direcció
§   Reunions de tutoria.
§   Reunions amb delegats de grup.
§   reunions amb el PAS.
§   Reunions amb famílies –menors d’edat-
§   Reunions amb socis, empreses col·laboradores, Institucions, etc.
§   Altres que consideri el centre.
§   El centre organitzarà un sistema eficaç d’informació i comunicació fent ús, si és possible, de les TICs. També a través de taulells, distribució de missatges en bústies personals, notícies, reculls d’informació –revistes, setmanaris, dossiers, etc.-.
§   La direcció establirà reunions, quan correspongui, amb els responsables d’àrees i coordinacions, per tal de revisar la qualitat del servei proporcionat.
§   Els centres poden tenir diferents nomenclatures per designar els blocs de professorat que, amb diferents funcions i responsabilitats, han de reunir-se per a coordinar les accions educatives,  de coordinació i gestió.
§   Les reunions han d’estar preparades, convocades, organitzades, definits els torns d’intervenció, si s’escau, i lliurada la informació necessària. De les reunions s’aixecarà acta, que es distribuirà incorporant, clarament, els acords presos i les responsabilitats distribuïdes. L’acta s’haurà d’aprovar per a la seva validació.
§   Davant dels dubtes cal revisar la normativa d’Ensenyament, la Llei de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, el que determina la norma ISO 9001:2015 i la concreció que faci el centre en el document(o procediment)  de control documental.



 7.5 Informació documentada

7.5.1 Generalitats

El sistema de gestió de qualitat de l'organització ha d'incloure:
a) la informació documentada requerida per aquesta norma internacional.
b) la informació documentada determinada per l'organització com a necessària per assolir l'eficàcia del sistema de gestió de qualitat.
 NOTA:  L'abast de la informació documentada per un sistema de gestió de la qualitat pot diferir d'una organització a una altra causa de:
- La mida de l'organització i del tipus d'activitats, processos, productes i serveis que desenvolupi;
- La complexitat dels processos i les seves interaccions; i
- La competència de les persones.

Contextualització en els centres educatius:

La documentació és un recurs i no hauria de ser un problema sinó un ajut per tal d’impulsar el sistema de gestió de qualitat a complir amb els requisits i la satisfacció dels grups d’interès. La norma ISO 9001:2015 redueix molt els requisits d’informació documentada a distribuir i retenir per l’organització. No obstant cal tenir en compte que la nostra estructura, per les seves característiques, és molt burocràtica. Hem d’aprofitar, en la mesura que sigui possible, per agilitzar els processos documentals i administratius, tot i haver de complir amb els requisits legal, reglamentaris i els de la pròpia norma ISO d’aplicació.
Distribuir, o segmentar, la informació documentada entre qui realment l’ha d’utilitzar és un bon punt de partida. Deixar temps per tal que els sistemes documentals i de gestió de registres madurin també és convenient. Reduir el paper, els registres i la documentació que no aporta valor (controls documentals), ha de ser un dels objectius del sistema de gestió de qualitat.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   El centre ha d’elaborar un procediment per tal de mantenir controlats els seus documents i registres.
§   Existeixen diferents sistemes de gestió documental amb eines informàtiques que faciliten el control i l’eficàcia del sistema, evitant l’ús dels documents obsolets. En aquest cas cal assegurar-se de poder recuperar el sistema informàtic en cas d’incidència. També la formació necessària del personal del centre per al seu ús eficaç.
§   Exemples de documents a controlar són:
§   Processos, procediments i expedients i registres.
§   Documents del centre com Projecte Educatiu, Normes de Funcionament i Control, Pla Estratègic / Projecte de direcció, concrecions curriculars, normes de funcionament, Acords de coresponsabilitat, manual d’autoprotecció / emergències, manuals de serveis, plans de manteniment, guies, memòries, actes, etc.
§   Programacions dels cursos.
§   Impresos i formularis.
§   Altres.
§   Si no es disposa d’un gestor documental, cal disposar d’una llista de control documental per tal d’identificar les versions vigents. 

7.5.2     Creació i actualització

Quan l'organització crea i actualitza la informació documentada, ha d'assegurar-se l’apropiada:
a) identificació i descripció (per exemple, un títol, data, autor, o el nombre de referència);
b) format (per exemple, l'idioma, la versió de programari, gràfics) i mitjans de suport de la comunicació (per exemple: paper, digital, etc.);
c) la revisió i aprovació de la idoneïtat i adequació de la documentació.

Contextualització en els centres educatius:

La informació documentada (documents) ha de proporcionar suficient informació per tal d’identificar el centre, qui l’ha elaborat i el contingut que trobarem. El format ha de ser l’adequat per al seu ús i alineat amb les polítiques de sostenibilitat del centre. També s’ha d’identificar qui i quan s’elabora, revisa i aprova per al seu lliurament.
Tal com és una pràctica habitual, en alguns documents estratègics del centres, convé mantenir la traçabilitat dels canvis que s’ha anant produint. Això permet analitzar la progressió dels canvis, la seva justificació i el retorn a versions anteriors quan els canvis no produeixen els efectes desitjats.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   Cal que els documents que s’estableixi es controli com: aprovar, actualitzar i revisar els documents.
§   S’ha d’identificar el document elaborat: format, nom del document, nom i/o logotip del centre,-qui l’elabora, qui el revisa i qui l’aprova amb les dates corresponents, versió del document, núm. pàgines i un resum dels canvis. (Aconsellem posar “aquest document pot quedar obsolet una vegada imprès”  , ja que l’última edició estarà sempre en el sistema informàtic
§   S’han de controlar els documents d’origen extern i establir-ne un registre de recepció i distribució.
§   Diferenciar els documents obsolets dels vigents, i impedir-ne un mal ús.
§   Garantir la llegibilitat i identificació.

7.5.3 Control de la informació documentada
7.5.3.1 La informació documentada requerida pel sistema de gestió de qualitat i per aquesta norma internacional s’ha de controlar per tal d’assegurar:
a) que està disponible i és adequada per al seu ús, en el lloc i el moment que sigui necessari;
b) que està protegida de manera adequada (per exemple: de la pèrdua de confidencialitat, ús indegut o pèrdua d'integritat).

Contextualització en els centres educatius:

Cal establir un sistema de gestió documental que asseguri que es disposa de la documentació que requereix la norma ISO 9001. Els sistemes documentals actuals ja són prou eficaços per proporcionar aquest compliment. El manteniment i millora dels actuals procediments de control de documents i registres, poden ser un bon punt de partida per acomplir amb la norma actual.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   Cal controlar els documents d’origen extern i establir-ne un registre de recepció i distribució.
§   S’ha de diferenciar els documents obsolets dels vigents, impedir-ne un mal ús i la pèrdua d’integritat.
§   El sistema documental ha de garantir la llegibilitat i identificació.
7.5.3.2         Per al control de la informació documentada, l'organització ha d’abordar les següents activitats, segons correspongui:
a) la distribució, accés, recuperació i ús;
b) emmagatzematge i conservació, incloent la preservació de la llegibilitat;
c) el control dels canvis (per exemple, control de versions);
d) l’arxiu i disposició.
La informació documentada d'origen extern, que l'organització determina que és necessària per a la planificació i el funcionament del sistema de gestió de la qualitat, s'ha d'identificar i controlar segons correspongui.
La informació documentada serà conservada com a evidència de la conformitat i estarà protegida contra alteracions no desitjades.
 NOTA:  L'accés a la informació documentada pot implicar una decisió en relació al seu ús: la seva autorització, o el permís i l'autoritat per consultar i/o modificar la informació documentada.

Contextualització en els centres educatius:

A més del sistema de gestió documental que asseguri el que es proposa als apartats anteriors (emmagatzematge, conservació, accés, recuperació, ús i distribució), cal que el centre abordi la planificació de la seguretat documental (física i digital), establint les categories, accessos, permisos i autoritat per accedir, visualitzar o modificar la documentació.
En relació als registres que la norma anomena retenció de la informació documentada es actual...

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   Els centres han d’establir un procediment de control dels registres per tal d’evidenciar el funcionament sistemàtic dels processos i dels requisits reglamentaris.
§   El procediment establirà quins són els registres del sistema de gestió, quan temps s’han de mantenir, que en cap cas serà abans de la següent l’auditoria.
§   Exemples de registres:
§   Revisions per part de la direcció del Sistema de  gestió.
§   Registre de proveïdors avaluats.
§   Factures proveïdors.
§   Mesures dels  indicadors del Sistema de  gestió integrat.
§   Calendari d’activitats anual.
§   Programacions dels cursos.
§   Resultats d’auditories.
§   Reclamacions i/o suggeriments.
§   Enquestes de satisfacció d’alumnes.
§   Respostes a les reclamacions, suggeriments i no conformitats.
§   Registres de les no conformitats i  o incidències.
§   Registre del servei realitzat.
§   Identificació dels cursos.
§   Dades de l’alumnat.
§   Inventari.
§   Actes reunions.
§   D’altres.
§   També cal determinar al procediment el responsable del registre, on es registra, i la periodicitat del manteniment del document.
§   Els registres han de ser identificables, llegibles i  fàcilment recuperables
§   S’ha de controlar els documents d’origen extern i establir-ne un registre de recepció i distribució.
§   Diferenciar els documents obsolets dels vigents, i impedir-ne un mal ús.
§   Garantir la llegibilitat i identificació.



[1] Les competències especifiques del lloc de treball estan garantides en la contractació per part del Departament d’Ensenyament i la formació contínua del personal.

Model e2cat, Eix 4: Interacció amb els grups d'interès i entorn, subeix 4.1 Orientació amb els grups d'interès

EIX 4 INTERACCIÓ AMB ELS GRUPS D’INTERÈS I L’ENTORN 

Subeix 4.1 Orientació amb els grups d'interès




Els centres d’excel·lència tenen identificats els grups d’interès (alumnat, professorat, famílies, empreses, institucions i entitats, etc.) als quals orienta directa i indirectament la seva activitat. Disposen d’un procés sistemàtic i planificat per recollir informació sobre les seves necessitats i expectatives, tant en l’àmbit educatiu com d’altres serveis. Han d’establir mecanismes sòlids i sistemàtics per tal de mantenir un diàleg permanent amb aquests grups d’interès amb la finalitat de ser capaços d’identificar i anticipar-se a les necessitats de l’entorn. Amb la finalitat de mantenir les relacions amb els grups d’interès, el centres assignen responsables, equilibren les seves necessitats i estratègies, reten comptes de les fites assolides i incrementen els nivells de satisfacció dels partners. Els centres dissenyen serveis i processos que els aportin valor afegit i satisfacció. Aquests centres planifiquen i gestionen les aliances externes amb altres organitzacions d’acord amb la seva estratègia, i estructuren les relacions amb col·laboradors i proveïdors. Les institucions educatives excel·lents intenten que les seves aliances siguin útils i rellevants per al desenvolupament del procés d’ensenyament i aprenentatge. Mantenen el conjunt d’obligacions i compromisos legals i ètics amb els grups d’interès tant en els àmbits social com el laboral o mediambiental. Aquestes organitzacions recullen i analitzen la informació procedent dels indicadors, les aliances i els recursos d’informació i coneixement, per tal d’afavorir un context innovador i així poder establir prioritats i objectius de millora. D’acord amb els coneixements adquirits, innoven i desenvolupen noves fórmules de col·laboració, nous models organitzatius de la formació, així com noves metodologies didàctiques. Els centres excel·lents busquen fórmules per tal que els seus processos puguin enriquir-se amb la col·laboració dels socis, i, fins i tot, treballar conjuntament per establir interrelacions entre els sistemes de valors de les diferents organitzacions que tingui com a conseqüència la creació de projectes innovadors. L’interès d’aquestes relacions busca el potencial benefici de les organitzacions en el llarg termini, i com a conseqüència l’equilibri entre el benefici social, econòmic i ambiental. Les accions estan guiades per l’establert al Projecte Educatiu, el qual explicita els valors que són nexe d’unió entre els diferents grups d’interès participants de les aliances. Els centres han de fer esforços per conèixer, relacionar-se i aportar valor afegit a l’entorn en el qual desenvolupen l’activitat. D’igual manera han de vetllar per recollir el coneixement i aprenentatges del seu exalumnat i revertir-lo en el centre quan sigui possible, creant relacions mútuament beneficioses amb totes els parts implicades en l’ensenyament que tingui com a valor l’augment i difusió del coneixement. 


APARTAT 4.1: ORIENTACIÓ ALS GRUPS D’INTERÈS

Els centres d’excel·lència identifiquen les necessitats i expectatives dels seus grups d’interès. La informació per determinar aquestes necessitats pot venir de diferents fonts com per exemple, visites a empreses i entitats, enquestes, assistència a conferències, estades en empreses, grups de discussió, queixes i suggeriments, prospeccions en Internet, informes d’experts, etc. Quan el centre identifica necessitats contraposades, utilitza criteris objectius i coneguts per decidir quins àmbits d’actuació resulten prioritaris, tenint en compte sempre en primer lloc les necessitats educatives de l’alumnat. La informació procedent de l’anàlisi de necessitats i expectatives dels grups d’interès és un de les principals fonts d’informació que s’utilitza per a l’elaboració del projecte educatiu i el pla estratègic. Els centres d’excel·lència formen persones de manera integral, en els diferents àmbits del coneixement i per tal que es desenvolupin amb èxit en les tres esferes: personal, social i professional; per tal de fer front als reptes de futur i les urgències del present, amb un desplegament de capacitats transversals claus en el marc dels valors propis del centre. En un servei educatiu cal tenir en compte que:  Les necessitats i expectatives de l’alumnat no sempre són explícites. 
 Les necessitats d’avui no sempre resolen problemes de demà, per això cal proporcionar una formació integral de qualitat que, entre d’altres, ensenyi i motivi a aprendre contínuament al llarg de la vida.
 La formació de qualitat i amb valors sòlids, proporciona el caràcter per tal d’abordar, amb garanties d’èxit, les diferents fases que al llarg de la vida l’alumnat haurà de fer front.
 La importància de la família i l’entorn de l’alumnat en el seu aprenentatge és molt determinant. Cal afavorir doncs la coresponsabilitat i la participació d’aquest grup d’interès. 
 La responsabilitat de l’educació és compartida, per això cal determinar i explicitar molt clarament els compromisos de cadascú en el procés d’ensenyament i aprenentatge, controlar el seu desplegament, revisar-los, actualitzar-los i comunicar a les parts implicades els resultats. 
 Aquells altres aspectes que el centre consideri i per tant estiguin reflectits en el Projecte Educatiu. 


ORIENTACIÓ ALS GRUPS D’INTERÈS: ASPECTES PER ANALITZAR I REFLEXIONAR 


 Els centres d’excel·lència planifiquen serveis d’informació i orientació professional al llarg de la vida, tant adreçat al seu alumnat, com a la població, les empreses i entitats.
 Cal assegurar-se que en el procés d’informació, preinscripció i matrícula, l’alumnat - especialment el d’etapes post obligatòries - realment es matricula del que vol fer i amb suficient coneixement del que se li exigirà. 
 Específicament, en l’àmbit dels ensenyaments professionals els centres defineixen itineraris formatius i metodologies didàctiques adequades a les necessitats dels diferents grups d’interès. 
 L’oferta d’unitats formatives adaptades als continus canvis que proporciona la tecnologia, són una oferta que es pot convertir en font de formació contínua per l’ex-alumnat o persones que requereixin actualitzar els coneixements i competències professionals. 
 El centre en el seu entorn, ha de ser una referència respecte de la informació i orientació acadèmica i els serveis que l’administració educativa i el centre determinin.
 El centre participa en la societat civil de l’entorn per conèixer i donar resposta a les necessitats de formació que es presentin, bé com a oferta, traslladant les necessitats a instàncies superiors o bé orientant en les diferents alternatives possibles. 
 Els centres mantenen relacions de coordinació vertical amb les escoles que proporcionen alumnes i les institucions superiors que els reben. 
 Els centres mantenen una coordinació horitzontals amb d’altres Instituts de la zona, fins i tot dissenyant Projectes educatius de ciutat, si escau. 
 Els centres excel·lents coneixen la inserció laboral dels seus estudiants i actuen en conseqüència. 
 Els centres coneixen l’èxit educatiu dels seus estudiants en etapes educatives superiors, i actuen en conseqüència. 
 Els centres excel·lents fan esforços per avançar-se als canvis (tecnològics, socials, metodològics, laborals, etc.) i realitzen una oferta formativa flexible, adaptada i de qualitat. Per això mantenen radars que aporten informació contínua per a l’anàlisi, diagnòstic i planificació de l’estratègia formativa. 
 Els centres escolten i tenen en compte les veus dels seus grups d’interès, sempre. 
 Els centres educatius intensifiquen les polítiques de mobilitat de la Unió Europea per a aconseguir que les persones joves puguin dur a terme activitats educatives reglades i activitats formatives laborals en altres estats membres. 
 Les famílies són un grup d’interès molt important, les relacions amb el centre s’organitzaran inversament proporcional a l’edat de l’alumnat. Aquesta relació formarà part de l’estratègia del centre. 


ORIENTACIÓ ALS GRUPS D’INTERÈS: EXEMPLES D’ACTUACIONS 

 Implantar nous serveis per donar resposta als grups d’interès desprès d’identificar les seves necessitats mitjançant l’anàlisi, entre altres, de: 
  • Nous mètodes d’ensenyament i d’aprenentatge.
  • Necessitats de l’entorn. 
  • La incidència de les noves tecnologies en els processos d’ensenyament aprenentatge. 
  • Les competències clau en els nous models d’empreses i organitzacions.
  • Perfil social, econòmic o cultural del seu entorn per tal d’afavorir l’accés al mercat de treball qualificat.
 Dissenyar l’oferta formativa inclusiva, contemplant l’educació integral de l’alumnat i l’acompliment normatiu: 
  • Coneixements racionals i emocionals. 
  • Competències bàsiques, personals, culturals, professionals i socials. 
  • Capacitats claus transversals com la col·laboració, assumpció de responsabilitats, autonomia, assertivitat, presa de decisions, comunicació, etc. 
  • Adaptada als temps i el context. 
  • Atenent a la diversitat de procedència, interessos, capacitats i motivacions. 
  • En definitiva ensenyar a saber, saber ser, saber fer i saber estar.
  • Ser una palanca social per fer una societat més justa, equitativa i avançada proporcionant competències per a la igualtat d’oportunitats. 
 Identificar i aprofitar noves oportunitats d’innovació en serveis i per donar resposta als grups d’interès. Entre les diferents possibilitats, es poden citar serveis de: informació, orientació professional, formació semi-presencial i dual, programes de mobilitat, e-learning, esports, idiomes, mediació, formació contínua en col·laboració amb empreses, reconeixement de l’experiència laboral, atenció individualitzada, emprenedoria, autoconeixement i intel·ligència emocional, entre d’altres. 
  Establir canals de comunicació per propiciar el contacte entre els diferents grups d’interès, tant en la seva relació amb el centre com entre el propi grup (per exemple, un centre d’excel·lència podria organitzar trobades que propiciessin l’intercanvi d’experiències entre les famílies, reunions amb empresaris de la zona, xerrades d’interès social a les persones de l’entorn, etc.). 
  Desenvolupar mecanismes per tal que els seus usuaris participin activament en la vida del centre, (antics alumnes, empreses i escola, ...) ja sigui assistint o realitzant activitats culturals impulsats pel centre, oferta formativa complementària, Moodles (EVA) en obert, borsa de treball, realització d’activitats esportives, o bé responent les enquestes de satisfacció i altres eines destinades a conèixer les seves percepcions. 
  Fomentar la integració dels interessos personals amb els de la institució formativa, possibilitant tasques no docents o extracurriculars en el centre, de col·laboració amb les empreses i l’entorn social del centre, etc.
 Proporcionar la possibilitat de fer un ús eficients de les instal·lacions del centre a l’entorn (biblioteca, pistes esportives, sala d’actes, aules d’informàtica, etc.). 
 Oferir formació i/o informació a famílies, empresaris i exalumnes sobre temes emergents i/o que el centre troba mancances i que cap institució resol.
 Utilitzar canals de comunicació efectius, especialment amb els grups d’interès que habitualment no estan en el centre educatiu. Per exemple la web, el correu electrònic, fòrums, etc. 
 Afavorir el contacte entre l’exalumnat, per exemple amb fòrums, trobades o xarxes socials.  Avaluar permanentment l’oferta formativa i serveis proporcionats per tal d’adaptar-los a les noves necessitats i expectatives dels estudiants.
 Assegurar la fidelitat i sentit de pertinença, dels diferents grups d’interès, més enllà del temps d’estada a l’escola.