diumenge, 20 de setembre de 2015

ISO 9001:2015 aplicada a centres educatius. Punt 6: PLANIFICACIÓ

ISO 9001:2015 aplicada a centres educatius. Punt 6: PLANIFICACIÓ


6.1 Accions per fer front als riscos i oportunitats

6.1.1 Quan es planifica per al sistema de gestió de qualitat, l'organització ha de considerar les qüestions esmentades en 4.1 i els requisits esmentats en el punt 4.2, determinar els riscos i les oportunitats,  que han de ser dirigits a:

a) proporcionar garantia que el sistema de gestió de la qualitat pot aconseguir el seu resultat (s) previst;
b) millorar els efectes desitjables;
c) prevenir o reduir els efectes no desitjats;
d) aconseguir una millora.

Contextualització en els centres educatius:

Els centres poden aconseguir els resultats previstos amb una gestió per processos. Gestionant adequadament els riscos es poden evitar, reduir o aprofitar millor les oportunitats. Treballant per a la millora contínua determinant nous i més ambiciosos objectius, i identificant els riscos del centre en general i de cadascun dels processos en particular estarem en condicions d’elaborar plans estratègics / millora o bé de contingència, de tal manera que el sistema de qualitat estigui planificat per aconseguir els seus resultats.
Les eines per identificar riscos i oportunitats són diverses. En el nostre cas la realització d’una DAFO i la corresponent matriu per tal de correlacionar, ordenar i poder prioritzar les accions que més impacte tenen sobre els riscos i les oportunitats, ha mostrat la seva eficàcia i, per tant, es recomana el seu ús.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:

§   La direcció ha d’establir un pla de qualitat –manual de servei- per assegurar el compliment dels requisits i els objectius de la qualitat.
§   Cal garantir la integritat del sistema de gestió quan s’introdueixen canvis. És a dir, actualitzar de forma coherent l’acció i la documentació de referència.
§   El sistema de qualitat es planifica quan el centre ha completat i lliurat l’establert en la Programació general anual, el que disposa el Projecte educatiu, la planificació estratègica, les normes de referència i el determinat en el manual de gestió de la qualitat, si escau.
§   Dins de la planificació del SGQ –í/o dins de la Programació general anual-, cal establir la planificació del seguiment d’objectius, la responsabilitat, la realització de les auditories internes i externes, la revisió per la direcció, les autoavaluacions, els contrast externs i supervisions, els equips de millora i els moments en què s’escoltarà i mesurarà la veu de les parts interessades i la seva satisfacció.
§   Elaborar i implementar un procediment documentat de gestió dels riscos (en substitució del d’accions preventives, si escau) : on s’identificaran i com s’abordaran.
§   Assegurar que el procediment defineix la sistemàtica per tal d’investigar les causes que poden provocar les no conformitats per tal de trobar les solucions més eficients.
§   Treballar per aprofitar les oportunitats. establir accions per eliminar causes de no conformitats potencials.
§   Recordar que les dades procedents de les enquestes del procés d’acollida, les avaluacions inicials, la informació de les memòries de departaments i coordinacions, processos que no assoleixen els resultats previstos, això com les autoavaluacions i diagnòstics, entre d’altres; poden ser una font d’informació clau per tal de detectar possibles no conformitats en el futur.
§   Comprovar periòdicament l’eficàcia de les accions.
§   Quan s’està implementat el sistema de gestió de la qualitat, aquest proporciona informació constant de com es desenvolupen els processos al centre. Aquesta informació s’ha d’utilitzar per detectar possibles no conformitats potencials i posar en marxa accions correctives abans que es produeixi la no conformitat.
§   En funció del tipus de no conformitat potencial i la urgència, el centre es pot plantejar la creació d’un equip de millora per resoldre el problema.
§   Mantenir registres de les accions.

6.1.2 L'organització ha de planificar:

a) mesures per fer front a aquests riscos i oportunitats;
b) la forma de:
1) integrar i posar en pràctica les accions en els processos del sistema de gestió de qualitat (vegeu 4.4);
2) avaluar l'eficàcia d'aquestes accions.
Les accions adoptades per abordar els riscos i oportunitats seran proporcionals a l'impacte potencial sobre el conformitat dels productes i serveis.
NOTA 1 Opcions per abordar els riscos poden incloure evitar riscos, l’acceptació dels riscos per tal de perseguir oportunitats, l'eliminació de la font de risc, el canvi de la probabilitat o de les conseqüències, compartint el risc, o l’assumpció del risc per decisió documentada.
NOTA 2: Les oportunitats poden donar lloc a l'adopció de noves pràctiques, el llançament de nous productes, obrint nous mercats, abordant nous clients, la creació d'associacions, utilitzant les noves tecnologies i altres possibilitats plausibles i interessants, per tal de fer front a les necessitats dels seus clients i/o de l'organització.

Contextualització en els centres educatius:

El centre ha d’identificar els riscos i oportunitats, avaluar-los, prioritzar-los i posar en marxa les accions idònies per tal d’aprofitar les oportunitats que aquesta situació ens provoca. L’anterior pot suposar la presa directa de decisions, establir un pla de millores / estratègic, planificar de manera diferents els processos, crear equips de millora o fins i tot innovar i/o modificar el sistema de gestió de la qualitat.

6.2 Objectius de qualitat i la planificació per assolir-los

6.2.1 L'organització ha d'establir objectius de qualitat a les funcions pertinents, els nivells i els processos necessaris per al sistema de gestió de qualitat.

Els objectius de qualitat han de:
a) ser coherents amb la política de qualitat;
b) ser mesurables;
c) tenir en compte els requisits aplicables;
d) ser rellevants per a la conformitat dels productes i serveis i per a la millora de la satisfacció del client;
e) ser supervisats;
f) ser comunicats;
g) s'actualitzarà segons correspongui.
L'organització ha de mantenir la informació documentada sobre els objectius de qualitat.

Contextualització en els centres educatius:

El centre ha través del sistema de gestió, ha d’establir els objectius i metes que d’acord amb la política de qualitat, i el previst al Projecte Educatiu, ajudin a aconseguir la seva missió en cadascun dels processos i estratègia del centre.
Aquests objectius s’han de poder mesurar, han d’estar enfocats a assegurar la millora del servei i la satisfacció del client. Han de tenir indicadors parcials per al seu seguiment i control, s’ha de retre comptes a la comunitat educativa de la seva evolució, s’actualitzaran per a la millora contínua i es mantindran les evidencies documentals necessàries.

El que proposàvem a l’anterior guia de la ISO que resulta vigent és:


§   El centre ha d’establir els objectius de la qualitat, aquests són els objectius operatius anuals del centre. Per això cal que el sistema de gestió estigui integrat i sigui únic (projecte de direcció, pla estratègic, acord de coresponsabilitat, plans d’actuacions, etc.).
§   Alinear els objectius anuals amb els estratègics i/o de direcció  – o de mig i llarg termini-, els quals es despleguen mitjançant línies d’actuació. Aquestes línies han d’estar controlades per indicadors específics que informen de l’assoliment de l’ objectiu meta de l’any (objectiu operatiu / qualitat).
§   Contextualitzar els objectius d’acord amb la situació del centre, de manera que siguin realistes i assumibles, alhora que també proposin un repte innovador o de millora contínua.
§   És convenient que els objectius incloguin al màxim nombre possible  d’àrees, departaments i coordinacions i que aquestes estiguin alineats amb l’objectiu estratègic del centre.
§   Cal fer el seguiment i controlar, mitjançant indicadors parcials, l’assoliment del objectius fixats, així com  fer-ne un seguiment per tal de controlar que s’ha realitzat les activitats planificades. Quan s’escaigui es revisarà i modificarà l’objectiu per tal d’adaptar-se a nous requeriments.
§   Els objectius del centre han de tenir  responsables que en fan el seguiment i control. En la mesura del possible han d’estar associats a processos o el Pla Estratègic /direcció. Aquests  objectius són els que han d’impulsar  al centre en la millora contínua, i, han de ser coherents amb la política i estratègia. Per això cal la revisió, com a mínim, en la revisió del sistema per part de la direcció.
§   Els objectius  han d’impulsar el centre cap a la millora contínua de l’ensenyament –això inclou la millora dels resultats acadèmics, la reducció de l’abandonament, la satisfacció dels grups d’interès i la pròpia millora del sistema de gestió, entre d’altres-.


6.2.2 En planejar la forma d'aconseguir els seus objectius de qualitat, l'organització ha de determinar:

a) el que es farà;
b) els recursos que es requereixen;
c) qui serà responsable;
d) quan es completarà;
e) com s'avaluaran els resultats.

Contextualització en els centres educatius:

Tant la direcció estratègica com la gestió per processos proporciona resposta adequada a aquests requisits, cal ser diligent en aplicar aquests instruments i metodologies. Mantenir fitxes estandarditzades d’indicadors (MiB, inspecció, etc.), quadres de control, i la planificació del retiment de comptes de les accions i resultats, són la conseqüència de l’aplicació de bones pràctiques de gestió. Concretar amb l’Administració Educativa un Acord de Coresponsabilitat s’alinea amb els valors del PQiMC de transparència en la gestió i el retiment de comptes dels recursos públics, és per això que es proposa que els centres es plantegin aquesta opció.


6.3 Planificació dels canvis

Quan l'organització determina la necessitat de canvis en el sistema de gestió de qualitat, els canvis es duran a terme de manera planificada (veure 4.4).
L'organització ha de tenir en compte:
a) el propòsit dels canvis i les seves possibles conseqüències;
b) la integritat del sistema de gestió de la qualitat;
c) la disponibilitat de recursos;
d) l'assignació o reassignació de responsabilitats i autoritats.


Contextualització en els centres educatius:

Quan el centre determina realitzar canvis en el sistema de gestió de qualitat (per exemple desprès d’una revisió per la direcció, un anàlisi estratègic, un canvi normatiu, un nou Pla de direcció, canvis en el context, etc.) han d’estar enfocats en la millora i/o proporcionar suport a l’estratègia, en tots dos casos han d’estar alineats en perseguir el que proposa el Projecte Educatiu. S’han de preveure les conseqüències, assegurar la integritat del sistema i l’assoliment dels resultats de les noves accions. Els canvis requereixen una planificació estratègica pròpia, l’assignació dels recursos necessaris, el lideratge i la concreció de les responsabilitats associades. Quan els canvis formin part del sistema de gestió de qualitat s’integraran en els processos.
Hores d’ara la gestió del canvi passa a ser una constant en totes les organitzacions. Cal ser flexible en la integració de noves formes de fer i alhora estricte en la consistència i la sistemàtica quan ja formen part del sistema de gestió de qualitat.
Establir metodologies adequades per al sistema, la innovació i els processos de canvi, demostra maduresa, lideratge i excel·lència en la gestió.
Saber posar i treure, incorporar i rebutjar, ser flexible i rigorós alhora, requereix de coneixement i de sistemes de gestió per processos; per tant ni tot s’ha d’entomar i tot s’ha de rebutjar. Els referents del Projecte Educatiu, el Projecte de direcció, el sistema de gestió de qualitat i la innovació educativa, han de ser el marc de referència per avançar de manera sostinguda en un Projecte Educatiu Excel·lent: qualitat x equitat.
Per evidenciar aquest punt podem mostrar, per exemple, el Pla estratègic, amb el mapa estratègic, responsables, definició de línies estratègiques  i accions, recursos, fitxes de seguiment d’activitats, control d’indicadors, satisfacció de les parts implicades, retiment de comptes als grups d’interès i la posterior integració en els processos del centre.

Cap comentari:

Publica un comentari a l'entrada