dimecres, 30 de març de 2016

Lideratge en centres educatius

Per Inmaculada Sánchez

Un punt clau de la nova norma de sistemes de gestió de la Qualitat ISO 9001:2015 és saber desplegar un lideratge eficaç, com bé ens proposa el punt 5. Un bon sistema de gestió de la qualitat ha de comptar amb un bon líder: això no vol dir que el lideratge recaigui només sobre una persona, és molt important remarcar la importància de que cada rol, cada persona, sigui líder del seu propi procés. L'eficàcia del lideratge està directament lligada amb l'autoritat que és capaç de construir el líder. 

El lideratge influeix sobre les persones per a què aquestes puguin donar el seu millor potencial per portar a terme els objectius de l’organització.  
                                          Font: Honorio Álvarez 

No es tracta que el lideratge sigui un ús continu del poder, sinó que hi ha d’haver una interacció entre el lideratge i l’autoritat per aconseguir els objectius proposats. Per a què això funcioni, hi ha d’haver total comunicació en l'equip de treball, sinó cada part no es coordinarà degudament. 

Aplicant el lideratge que la norma ISO 9001:2015 ens proposa, hem d’entendre que cada rol tindrà almenys un objectiu:
- Els alumnes seran els líders del seu propi aprenentatge.
- Els professors seran els líders de la seva aula.
- Els coordinadors i caps de departaments seran líders de la seva àrea.
- L’equip directiu serà líder per a què el conjunt de processos proporcionin els resultats esperats i com a conseqüència el centre funcioni bé, es gestioni de manera correcte i els resultats proporcionin resposta a les necessitats i expectatives dels diferents grups d’interès: alumnat, professorat, famílies, empreses, col·laboradors, socis, proveïdors, institucions i centres superiors, etc. A més de treballar, formar, assessorar, guiar, orientar, acompanyar, ... per tal d'assegurar que s'aconsegueix l'apoderament previst en l'alumnat, professorat, coordinadors i caps. Un repte sens dubte que requereix d'un lideratge "intel·ligent" per part de la direcció.

L’equip directiu té una gran part de responsabilitat, però per tal què el centre es gestioni i funcioni bé, és necessari que cada part faci les seves funciones; cal que tots junts arribin amb respecte i compromís a aconseguir els resultats previstos pel sistema de gestió de la qualitat. 

Aquest és el principi del lideratge distribuït que ha de servir per tal de transformar el centre i assolir el previst en el Projecte Educatiu per a tots i cadascun dels alumnes que en formen part de la comunitat educativa.

   Font: Taringa 

diumenge, 6 de març de 2016

L'auditoria per processos al centre educatiu

Recordem alguns dels objectius de l’auditoria interna del SGQ: 
Assegurar que s’acompleixen els requisits de la norma ISO 9001, el Projecte Educatiu del centre, les normes i regulacions legals que ens apliquen.
Determinar la efectivitat del SGQ per assolir els objectius determinats pel centre educatiu.
Detectar No conformitats.
Comprovar que No conformitats anteriors estan resoltes.
Garantir que es mantenen els registres necessaris per demostrar el compliment dels requisits i l’efectivitat del SGQ.
Proporcionar informació objectiva a la direcció per a la millora del SGQ.
Destacar els punts forts i bones pràctiques del centre.
Identificar oportunitats de millora.

Per tant l’auditoria serveix per confirmar, o no, l’acompliment dels requisits però, també, ha de servir per millorar el Sistema (aportant oportunitats de millora) i que aquest sigui realment efectiu (eficaç i eficient). Per tal que això succeeixi cal que els processos proporcionin els resultats determinats. La qual cosa requereix reduir la incertesa que no es produeixin els resultats previstos –concepte de risc-.

En el procés d’auditoria tenim una oportunitat única per conèixer el sistema a partir del treball fet per les persones de l’organització. Són elles qui millor saben si el Sistema és eficaç i on es troben els problemes que cal resoldre i millorar. Establir una comunicació real, crear un clima adequat (relaxat, proper, segur, amable, ...) preguntar-los pels seus propis objectius professionals i personals, si estan alineats amb els del centre, saber com els podem ajudar a través dels canvis, informació, formació i acompanyament, poden ser dades valuoses per millorar alhora el centre i la percepció dels companys i companyes sobre el sentit real que té la millora de la qualitat de la gestió per tal de millorar la qualitat educativa del centre.

L’auditoria no és un examen. No s’avaluen persones sinó que analitzem el Sistema de gestió. Per tant cal començar per preguntes obertes, explicar clarament el significat de les qüestions si escau, escoltar de forma activa, fer retroalimentacions i repetir les respostes per assegurar que s’han entès. Tenir en compte la comunicació verbal i no verbal. Explicar per què es prenen notes, i assegurar que s’entén que es mantindrà la confidencialitat de l’auditoria. En tots els casos s’ha d’agrair el temps i atenció que els auditats ens han proporcionat.



La proposta que fem en aquest document consisteix en auditar la norma ISO 9001 a partir dels processos i alhora tenir en compte el cicle de millora contínua PDCA:
Planificar
Fer preguntes obertes sobre què fa el procés, per a què i per a qui? comprovem context, grups d’interès, missió, visió, valors i objectius (punt 4).
Preguntem sobre responsabilitats i lideratge (punt 5)
Preguntem per les entrades del procés i com planifiquem les accions: què faré, qui ho farà, quan, com, ... (punt 6)
Preguntem pels recursos necessaris (tangibles i intangibles), la seva adequació, manteniment, disponibilitat, formació de les persones i competència, l’ambient idoni, etc. (punt 7)

Fer
Preguntem per com es fan les accions del procés i el manteniment de les evidències necessàries per complir amb els requisits determinats en procediments, guies o informació documentada. Si no tenim documentació per guiar els processos hem de preguntar a diferents persones per assegurar que es realitza de forma controlada (punt 8)

Avaluar
Preguntem pel seguiment i els resultats assolits, la qualitat i eficiència de les sortides, la satisfacció dels grups d’interès, el compliment de requisits, aspectes legals i normatius. Tenim en compte no conformitats anteriors, informes previs d’auditoria, revisions per la direcció, estratègies i resultats de grups de millora (punt 9)

Millorar
Preguntem pels nous objectius, les propostes per proporcionar un millor servei i augmentar la satisfacció de les parts interessades, les propostes d’innovació, la implementació de bones pràctiques internes i externes, la implicació de les parts interessades i socis en millorar el procés / servei (punt 10)

Pot ser necessari veure in situ com es desenvolupa un procés. Això ajuda a contextualitzar, facilita l’exposició de l’auditat i permetrà entendre millor l’activitat. També cal tenir en compte que una situació real pot presentar situacions adverses extraordinàries que cal ponderar.

Per acabar l’auditoria és important preguntar a l’auditat si hi ha altres informacions rellevants del procés que no s’han tractat.

A l’informe d’auditoria quan es redactin les No conformitats s’ha de respectar que totes inclouen:
Requisit que s’ha incomplert
Evidències de l’incompliment
Punt de la norma a què fa referència 

A continuació es presenta una matriu que relaciona els punts de la norma ISO 9001 amb els diferents processos del SGQ d’un centre educatiu. La idea és que faciliti conèixer en quin procés podem auditar de manera clara un punt de la norma. Cal recordar que s’ha d’auditar el SGQ d’acord amb els requisits, tots (?), de la norma de referència. 


En cadascun dels plans d’auditoria cal determinar:
Abast de l’auditoria
Criteris d’auditoria i metodologia
Selecció d’auditors assegurant la imparcialitat i objectivitat
Realitzar l’auditoria
Traslladar l’informe de l’auditoria a la direcció
Assegurar que el centre realitzat les correccions adequades sense demora injustificada
Mantenir informació documentada de la implementació i els resultats de l’auditoria
D’altres accions que aportin valor afegit a l’auditoria

A la planificació del programa d’auditoria inclourem almenys:
Temporització
Àrea a auditar (processos)
Auditors
Auditats i la seva responsabilitat en el procés / àrea
Lloc d’auditoria
D’altres que es considerin

No es considera necessari incloure els punts de la norma en cadascuna de les àrees a auditar ja que l’auditoria d’un procés pot servir per comprovar molts punts de la norma. Una altra cosa és la conveniència o no d’assenyalar uns punts de la norma en cada procés per tal d’assegurar que al llarg de l’auditoria es verifica l’acompliment del conjunt dels requisits especificats a la norma ISO 9001. L’anterior queda a discreció del centre.